Albaranes de compra

Mediante esta opción podrá llevar a cabo todo el mantenimiento de los albaranes de compra realizados a proveedores en su empresa. Aquí, le aparecerá una ventana con una serie de botones con opciones tales como introducción, eliminación, consulta, etc. y una rejilla donde le aparecerán todos los que ya tenga almacenados. Podrá desplazarse usando las teclas de dirección o las barras de desplazamiento. Además, puede ordenar de mayor a menor y de menor a mayor e incluso buscar por filtros, tan sólo marque la cabecera de la columna que desea ordenar para que aparezca el botón correspondiente. Al pulsar dicho botón se despliega un menú donde puede elegir cualquiera de las opciones mencionadas.

Según el estado de los albaranes almacenados, éstos aparecerán en un determinado color:

Facturado
Sin facturar

Los botones de opciones son los siguientes:

Proveedor

Pulse el botón Proveedor o la tecla [F2] para acceder al Mantenimiento de proveedores y consultar si lo desea la ficha del proveedor del albarán seleccionado.

Formato de impresión

Para modificar algunos valores de impresión pulse el botón Formato de impresión [F3].

Consultar

Pulse el botón Consultar o la tecla [F5] para buscar un albarán en concreto. Podrá realizar consultas por:

Número	Introduzca el número del albarán a consultar. Puede pulsar el botón de selección [F2] para buscar la serie si lo desea.
Proveedor	Introduzca el código del proveedor del albarán a consultar o pulse el botón de selección [F2] para buscarlo. Le aparecerá seleccionado el primer albarán de ese proveedor y el resto ordenados por proveedores.
Fecha	Introduzca la fecha del albarán a consultar o pulse el botón [F2] para seleccionarla. Le aparecerá seleccionado el primer albarán en esa fecha en caso de que exista y el resto ordenados por fecha.
Albarán de compra	Introduzca el código del proveedor y su número de albarán. Puede pulsar el botón de selección [F2] para buscar el proveedor. Le aparecerá seleccionado dicho albarán en caso de que exista.
Gestor de consultas	Mediante esta opción podrá crear sus propias consultas personalizadas. Para ver las opciones consulte gestor de consultas.
Mostrar todos	Muestra todos los registros de la tabla sin tener en cuenta las consultas.

Introducir

Pulse el botón Introducir o la tecla [F6] para introducir un nuevo albarán, le aparecerá una ventana para cumplimentar el albarán que se explica más abajo.

Eliminar

Pulse el botón Eliminar o la tecla [F7] para eliminar un albarán seleccionado.

Modificar

Pulse el botón Modificar o la tecla [F8] para modificar el albarán seleccionado.

Ficha Completa

Pulse el botón Ficha Completa o la tecla [F9] para ver en detalle todos los datos del albarán.

Imprimir

Pulse el botón Imprimir o la tecla [F10] para imprimir el albarán seleccionado. Complete antes de imprimir los siguientes campos:

Copias	Indique el número de copias que desea imprimir.
Formato	Indique el formato de impresión que desea utilizar. Puede pulsar el botón de selección [F2] para buscarlo. Le aparecerá por defecto el definido en el Mantenimiento de empresas.
Valorado	Indique si desea obtener el albarán valorado o no.
Idioma	Indique el idioma en el que se imprimirá el documento.

Cambiar estado facturación

Pulse el botón Cambiar estado facturación o las teclas [May + F12] para indicar si el albarán esta facturado o no, y en caso de que lo esté especificar el nº de la factura. Este proceso lo realiza automáticamente la aplicación cuando se factura un albarán. Sólo podrá ser modificado por un Usuario autorizado.

Gestión documental

Pulse este botón para enlazar con la gestión documental, la cual le permitirá asociar cualquier documento al albarán seleccionado.

A continuación se va a explicar en detalle la ventana que aparece al introducir, modificar o consultar un albarán de compra. Le aparecerán botones de opciones y los campos divididos en pestañas que se explican a continuación:

Cabecera
Líneas
Opciones
Pie

Cabecera

Nº documento	Introduzca la serie y el número que se le asigna al albarán. Si pulsa la tecla [Intro] la aplicación asignará automáticamente el número de documento que será el siguiente al último almacenado para la serie escogida. +info
Fecha	Introduzca la fecha del albarán o pulse la tecla [F2] para seleccionarla. Por defecto le aparecerá la del sistema.
Documento del proveedor	Introduzca el número de albarán del proveedor. En caso de introducir un número de albarán existente para el proveedor, la aplicación mostrará el contenido del albarán. Este campo no es obligatorio.
Proveedor	Introduzca el código del proveedor al que va a realizar el albarán o búsquelo pulsando el botón de selección [F2]. El nombre y los demás datos aparecerán de forma automática. Si desea introducir un nuevo proveedor, introduzca en el código el carácter “+” y pulse [Intro]. Esto le permitirá crear el siguiente proveedor al último que tuviese creado con anterioridad.
Almacén	Introduzca el número del almacén en el que entrará la mercancía o búsquelo pulsando el botón de selección [F2]. El nombre le aparecerá de forma automática.
Moneda	Introduzca la moneda con la que se realizará el documento, por defecto será tomada de la ficha del proveedor, búsquelo pulsando el botón de selección [F2]. El nombre le aparecerá de forma automática.
Cotización	Introduzca la cotización de la moneda frente al Euro. Este campo será arrastrado de la tabla de cotizaciones en función de lo que tenga puesto en el parámetro ActualizarCotizacion en las Variables de Entorno.
I.V.A. Incluido	Marque esta casilla si desea que el albarán sea a I.V.A. incluido o desmárquela en caso contrario. Por defecto, le aparecerá lo que tenga puesto el proveedor en su ficha. Véase aclaración sobre compra / venta a I.V.A. incluido.
Generar nota de material a obras	Si activa esta casilla, para cada línea que introduzca en el albarán, se solicitará la obra, presupuesto, capítulo, subcapítulo y partida para generar automáticamente notas de material. Sólo podrá realizar esta acción a la hora de introducir un albarán, nunca al modificarlo, consultarlo o eliminarlo. Esto sólo será posible si usted ha adquirido el módulo de Obras, Trabajadores y Tiempos o Certificaciones.

Tras completar los datos de la cabecera y en caso de que el proveedor seleccionado tenga pedidos pendientes de servir; le aparecerá una ventana con dichos pedidos, pudiendo realizar varias acciones. +info

Líneas

P/S/N	Seleccione si lo que va a introducir en la línea es un producto, un servicio o una nota. En el caso de productos o servicios, este campo se solicitará o no, y por defecto saldrá lo especificado en el parámetro Compras por defecto que se encuentra en la opción de Configuración / Parámetros de configuración / Generales al programa dentro del módulo de Configuración. La nota se puede considerar como una aclaración que se incluye en el documento, pero en ningún caso se le puede asignar un precio.
Código	Introduzca el código del artículo o servicio, o pulse el botón de selección [F2] para buscarlo. Si se encuentra el artículo o servicio aparecerán debajo sus datos automáticamente de los que sólo podrá modificar la descripción. +info
Almacén	Aparecerá por defecto el almacén que indicó en la cabecera y debajo sus datos correspondientes. Este campo se solicitará si lo indica en el parámetro Pedir almacén por línea que se encuentra en la opción de Configuración / Parámetros de configuración / Específicos por usuario dentro del módulo de Configuración.

Información

Una vez completados los campos anteriores si usted ha introducido un artículo, puede darse uno de los siguientes casos:

Si el artículo tiene algún dato en los campos Cant./Paquet. o Paq./Bultos, le aparecerá una ventana solicitándole el número de paquetes y de bultos para calcular la cantidad. La cantidad se calculará de la siguiente forma: nº de bultos * Paq./Bultos * Cant./Paquet. o nº paquetes * Cant./Paquet.
Si el artículo tiene subartículos no se tendrán en cuenta los campos anteriores.
Si el artículo tiene gestión de medidas, le aparecerá una ventana solicitándole el número de unidades del artículo. La cantidad se calculará de la siguiente forma: Unidades * Medida 1ª * Medida 2ª * Medida 3ª según el número de medidas.

Cantidad	Introduzca la cantidad del artículo seleccionado. Este campo se arrastrará si se ha dado alguno de los casos anteriores.
Lote	Si está introduciendo un artículo y éste tiene activado el campo Control de trazabilidad se solicitará su lote. Puede escribirlo directamente o buscarlo pulsando el botón de selección [F2] donde le aparecerán ordenados por fecha de caducidad. Si el lote introducido no existe, dará la posibilidad de crearlo y si existe se incrementará el campo compras. Si se crea el lote desde esta opción, se tomará el proveedor de la cabecera del documento como el proveedor para el lote. No es obligatorio rellenar este campo, pero si no lo hace la aplicación le mostrará un mensaje de aviso para que verifique los datos y le permitirá continuar.
Precio	Introduzca el precio de compra del artículo o servicio. Por defecto, arrastrará el precio de costo de su ficha correspondiente. Véase tarifas especiales de compra.
Descuentos	Introduzca los descuentos para el artículo o servicio. Véase tarifas especiales de compra.
Obra	Introduzca el código de la obra a la que se va a asignar el artículo o servicio. Puede buscarlo pulsando el botón de selección [F2]. Sólo será posible introducir la obra si marca en la cabecera del albarán la casilla Generar nota de material a obras. Esto sólo será posible si usted ha adquirido el módulo de Obras, Trabajadores y Tiempos.
Números de serie	Si está introduciendo o modificando un artículo y este tiene activado el campo Número de serie le aparecerá una ventana para introducir el número de serie correspondiente. Puede buscarlo pulsando el botón de selección [F2] o introducir uno nuevo desde esta opción que es lo lógico. Automáticamente se actualizará el apartado Compras del número de serie correspondiente. En el caso de almacenar un albarán sobre pedido, la aplicación mostrará un mensaje de aviso para que verifique los números de serie de los artículos.
Estadísticas	Marque esta casilla si desea ver las estadísticas del artículo o servicio. Le aparecerán los datos correspondientes a los últimos meses indicados en el campo Meses/Consulta de la ficha del artículo o servicio. El estado de esta casilla sigue igual para los próximos albaranes de compra hasta que se cambie de nuevo. +info

Nota importante sobre multimoneda y descuentos lineales

Si usted esta trabajando con multimoneda y utiliza los descuentos por línea lineales y siempre que la moneda sea distinta al Euro el programa restará directamente del precio el descuento y se dejará el campo descuento a cero.

Ejemplo: Si un producto tiene un precio por línea de 10$, en el primer descuento 0'5 y en el segundo 1 (ambos lineales). Al finalizar la línea aparecerá como precio 8'5 y los descuentos a cero. Si el descuento viene de la ficha o tarifa especial el proceso será el mísmo.

Gastos adicionales:

Si desea incluir algún gasto adicional en el documento, pulse con el botón derecho del ratón sobre la rejilla de datos y en el menú contextual que le aparece ejecute la opción de Asignación de gastos adicionales. En esta opción le aparecerá una ventana con una rejilla de datos de los gastos adicionales incluidos en el documento y podrá introducir, modificar y eliminar gastos que serán tomados de la tabla de tipos de gastos para albaranes y facturas del módulo de Configuración.

En dicha ventana hay disponible una opción, accesible con la tecla [F5] o el botón Repartir gastos, para repartir los gastos adicionales en los costos de los artículos incluidos en el documento. Este reparto será proporcional al importe de cada línea de los artículos. Es aconsejable que el reparto se haga una vez finalizada la compra y si se modifican las líneas de compra o las condiciones de los gastos, se tiene que hacer nuevamente el reparto. El reparto puede ser automático o manual, pero si usted lo hace manualmente debe repartir el 100 € del importe de los gastos.

Ejemplo de reparto automático de gastos:

Importe de los gastos: 100 €
Total del documento: 400 €
Línea 1 del documento: artículo “A”, cantidad 1, precio 100 €, importe 100 € (25 % del total)
Línea 2 del documento: artículo “B”, cantidad 10, precio 30 €, importe 400 € (75 % del total)

Se reparten los gastos quedando el costo de cada artículo de la siguiente forma:

Artículo “A”: 125 € de costo. 25 % de 100 € (gastos) = 25 € dividido entre 1 (cantidad) = 25 € + 100 € de costo
Artículo “B”: 37.50 € de costo. 75 % de 100 € (gastos) = 75 € dividido entre 10 (cantidad) = 7.50 € + 30 € de costo

En la ventana de esta opción existen una serie de casillas para marcar y desmarcar, que según los valores que tomen, pueden afectar al total del documento:

Asumidos por el proveedor	Marque esta casilla cuando los gastos introducidos son asumidos por quién emite el documento, es decir, el proveedor. Si se marca esta casilla, automáticamente se desmarcará la de Incluir en la compra.
Pagados al proveedor	Marque esta casilla cuando los gastos introducidos hay que pagárselos al proveedor. Si se marca esta casilla, automáticamente se marcará la de Incluir en la compra.
Incluir en la compra	Esta casilla se marca y se desmarca automáticamente según el valor de las casillas de Asumidos por el proveedor y Pagados al proveedor e indica si los gastos del documento van a incrementar el total del mismo.
Incluir antes del descuento pronto pago	Esta casilla sólo está disponible si se ha marcado la de Pagados al proveedor, y si se activa los gastos incrementarán el total del documento antes de que se aplique el descuento por pronto pago, por lo que dicho descuento también afectará a los gastos. En caso de que no se marque, los gastos se sumarán al total del documento tras aplicar el descuento.
I.V.A. incluido	Marque esta casilla para indicar que los gastos ya llevan el I.V.A. incluido, por lo que el I.V.A. del documento no afectará a los mismos. En este caso, si además el documento no va a I.V.A. incluido, al importe del gasto se le restará la parte proporcional del I.V.A., se incrementará la base imponible y posteriormente se calcula el I.V.A. De esta forma el asiento contable recogerá el importe del documento y los gastos. Debido a lo explicado anteriormente, matemáticamente puede existir algún céntimo de descuadre.

Información

Al pulsar con botón derecho del ratón sobre el bloque de líneas se despliega un menú contextual con distintas opciones. Pulse aquí para obtener más información sobre las distintas opciones disponibles en el menú contextual.

Cambiar idioma

Mediante este botón usted podrá modificar el idioma en el que se imprimirá el documento.

Cambiar moneda

Mediante este botón usted podrá cambiar la moneda del documento.

Cuando esté situado en esta pestaña y esté consultando un albarán, le aparecerá en la parte inferior esta imagen si se ha facturado el mismo. Al hacer clic en ella con el ratón, se enlazará con la factura correspondiente.

Opciones

Forma de pago	Introduzca el código de la forma de pago o búsquelo pulsando el botón de selección [F2]. Por defecto aparece la forma de pago especificada en la ficha del proveedor.
Descuentos	Especifique los descuentos totales a aplicar sobre el albarán. Por defecto mostrará los especificados en la ficha del proveedor.
Copias	Especifique el número de copias a imprimir. Por defecto es “1”.
Formato	Indique el formato de impresión que desea utilizar. Puede pulsar el botón de selección [F2] para buscarlo. Le aparecerá por defecto el definido en Mantenimiento de empresas.
Literales	Texto que aparecerá al imprimir el albarán en caso de que se hayan definido las claves LIT1 y/o LIT2 en el formato impresión elegido anteriormente. Este texto puede arrastrarse automáticamente de la ficha del proveedor, en caso de que en su pestaña AVISOS así se haya definido.
Valorado	Indique si desea obtener el albarán valorado o no. Por defecto estará a “Si”.
Agencia de transportes	Introduzca el código de la agencia de transportes o búsquelo pulsando el botón de selección [F2].
Entrega a cuenta	Introduzca el importe de la entrega a cuenta (importe adelantado) en caso de haberla. +info
Seguimiento	En este apartado aparecerá si el albarán ha sido facturado y en caso afirmativo el nº de factura. También aparece el importe de entregas a cuenta arrastrado de pedidos si se ha cargado alguno en el albarán y el importe cobrado del albarán. Estos campos sólo aparecerán al modificar el albarán y sólo los podrán modificar Usuarios autorizados.
Idioma	Por defecto se mostrará el que tenga almacenado el proveedor, podrá cambiarlo solo para impresión, los cambios que realice en este campo no se almacenan en el documento y si lo repite tomará el idioma que tenga en la ficha el proveedor. Introduzca el código del idioma o búsquelo pulsando el botón de selección [F2].

Pie

En esta pestaña se muestra un resumen sobre la valoración del albarán, donde aparecen las distintas bases imponibles, descuentos, impuestos, etc.

Información

Para casos de repeticiones de documentos que se realizaron con un tipo de I.V.A. diferente al que tenga actualmente definido en la empresa, existe la posibilidad de pulsar con el botón derecho del ratón sobre el “Total I.V.A.” y cambiar los tipos de I.V.A. para la impresión. No obstante, hay que tener en cuenta que si se almacena el documento, se hará con los nuevos cálculos.
Si en el documento se han introducido artículos o servicios que pertenecen a un grupo de facturación al cuál no se le aplican descuentos, gastos ni retención, aparecerá en esta pestaña una casilla donde se muestra el total del importe sin descuento pronto pago, siempre y cuando se apliquen descuentos pronto pago en el documento. Además, dichas líneas del documento aparecen en color verde.

A continuación, se explican los botones de opciones que aparecen en la ventana de detalle del albarán:

Introducir

Pulse el botón Introducir o la tecla [F6] para introducir una nueva línea.

Insertar

Pulse el botón Insertar o las teclas [May+F6] para insertar una nueva línea.

Eliminar

Pulse el botón Eliminar o la tecla [F7] para eliminar la línea seleccionada.

Modificar

Pulse el botón Modificar o la tecla [F8] para modificar la línea seleccionada.

Información

En las líneas de artículos con números de serie cuando modifique el precio y/o los descuentos, la aplicación le preguntará si desea actualizar el resto de líneas del mismo artículo y con mismos precios y descuentos.

Imprimir / E-mail

Mediante esta opción podrá imprimir el albarán que se ha confeccionado o enviarlo por correo electrónico. Por defecto, la modalidad de salida será la especificada en la ficha del proveedor. Se puede alternar el uso de estas dos opciones pulsando este botón con el derecho del ratón.

Imprimir: imprime el albarán en el dispositivo especificado en Mantenimiento de usuarios. También puede pulsar el botón Formato de impresión [F3] y cambiar ciertos valores de impresión.
E-mail: envía el albarán por correo electrónico adjuntándolo en un documento en formato PDF. La dirección a la que se envía el correo es la existente en la ficha del proveedor. Se puede poner un texto en el cuerpo del mensaje almacenado previamente en un fichero de texto llamado “ALBARANCOMPRA.TXT” que estará en la carpeta DOCUMENTOS de la aplicación.

Al utilizar cualquiera de estas dos opciones, el albarán se almacena automáticamente.

Información

El sistema de envío de correo electrónico se configura mediante la variable de entorno SistemaEnvioEmail. Esta puede tomar dos valores MAPI , el cual utiliza el cliente de correo electrónico instalado en el sistema y que por defecto usa la aplicación, o SMTP.

Aceptar

Pulse el botón Aceptar o la tecla [F11] para terminar la introducción de líneas del albarán y posteriormente para almacenarlo.

Cancelar

Pulse el botón Cancelar o la tecla [F12] para cancelar la introducción de líneas y volver a la ventana anterior.

Contabilidad

Pulse el botón Contabilidad o las teclas [May + F1] para ver o modificar el asiento contable que se genera automáticamente cuando se haya realizado una entrega a cuenta en el albarán y tenga activado el parámetro Enlaza Ent.Cta.Alb/Ped. con contabilidad que se encuentra en la opción de Configuración / Parámetros de configuración / Generales al programa dentro del módulo de Configuración.

Terminal de datos

Pulse el botón Terminal de datos o la tecla [F5] estando situado en la pestaña de “LÍNEAS” para capturar los datos de un fichero de intercambio. Tendrá que completar los siguientes campos:

Terminal	Introduzca el código del terminal de datos del que quiere recoger el fichero de intercambio o búsquelo pulsando el botón de selección [F2].
Fichero	Indique la ruta donde se encuentra el fichero de intercambio o pulse la tecla [F2] y le aparecerá un cuadro de diálogo donde podrá buscarla.

Guardar una copia

Pulse el botón Guardar una Copia, para guardar una copia en formato PDF del documento. Este botón estará activo una vez haya pulsado el de Aceptar [F11]. Esta copia se almacenará en la siguiente ruta dentro de la carpeta de Datos, DOCUMENTOS\EMPXX\PROVEEDORES\NºPROVEEDOR\EJERCICIO_XX.

Imprimir etiquetas

Pulse el botón Imprimir etiquetas o la tecla [F11] para imprimir etiquetas de los artículos que componen el documento. Podrá modificar la cantidad de etiquetas por artículo y que unidad se debe tener en cuenta: Cantidad, Paquetes o bultos. Esto será útil si por ejemplo desea imprimir una etiqueta de un paquete de Cds que tiene 25 cd en lugar de salir 25 etiquetas solo se desea que salga una etiqueta por paquete.

Apertura de cajón

Pulse el botón Apertura de cajón o las teclas [May + F5] para la apertura automática del cajón portamonedas. Para ello tendrá que tener activado el parámetro EnlazaEntAlbComCaja que se encuentra en la opción de Configuración / Parámetros de configuración / Específicos por usuario del T.P.V. dentro del módulo de Configuración. Solo podrá usar esta opción si usted dispone del módulo de T.P.V.

Acceso a la ficha

Pulse el botón Acceso a la ficha o las teclas [May + F7] cuando esté en la pantalla de datos de la línea en el campo artículo o servicio. De esta forma le aparecerá la ficha correspondiente para consultar cualquier dato que sea necesario.

Saldos de almacenes

Pulse el botón Saldos de almacenes o las teclas [May + F8] cuando esté en la pantalla de datos de la línea, para consultar el saldo del artículo indicado en la línea en los distintos almacenes de su empresa. Además del saldo también puede consultar el stock mínimo, el stock máximo y el stock ideal.

Últimas compras

Pulse el botón Últimas compras o las teclas [May + F9] cuando esté en la pantalla de datos de la línea para consultar las últimas compras realizadas del artículo introducido.

Leer peso de la báscula

Pulse el botón Leer peso de la báscula o las teclas [May + F10] cuando esté en el campo cantidad de la línea de compra y podrá obtener el peso generado por la báscula configurada por usuario para las compras.

Grabar bloque

Pulse el botón Grabar bloque o las teclas [May + F10] para grabar las líneas introducidas en el albarán y poder recuperarlas posteriormente en cualquier otro documento de compra.

Recuperar último bloque

Pulse el botón Recuperar último bloque o las teclas [May + F11] para recuperar en el albarán actual las líneas del último bloque grabado.

Observaciones del documento

Pulse el botón Observaciones del documento para introducir texto libre en el documento actual.

No es necesario almacenar el documento para almacenar las observaciones, pues en la pantalla de edición las observaciones se almacenan automáticamente pulsando el botón de Almacenar.

En la pestaña Líneas del documento actual podemos mostrar dichas observaciones, tan sólo hay que activar el parámetro VerObservacionesEnPestanaLineas.