Presupuestos
Mediante esta opción podrá llevar a cabo todo el mantenimiento de los presupuestos realizados a clientes en su empresa. Aquí, le aparecerá una ventana con una serie de botones con opciones tales como introducción, eliminación, consulta, etc. y una rejilla donde le aparecerán todos los que ya tenga almacenados. Podrá desplazarse usando las teclas de dirección o las barras de desplazamiento. Además, puede ordenar de mayor a menor y de menor a mayor e incluso buscar por filtros, tan sólo marque la cabecera de la columna que desea ordenar para que aparezca el botón correspondiente. Al pulsar dicho botón se despliega un menú donde puede elegir cualquiera de las opciones mencionadas.
Los botones de opciones son los siguientes:
Cliente
Pulse el botón Cliente o la tecla [F2] para acceder al Mantenimiento de clientes y consultar si lo desea la ficha del cliente del presupuesto seleccionado.
Formato de impresión
Para modificar algunos valores de impresión pulse el botón Formato de impresión [F3].
Consultar
Pulse el botón Consultar o la tecla [F5] para buscar un presupuesto en concreto. Podrá realizar consultas por:
| Número | Introduzca el número del presupuesto a consultar. Puede pulsar el botón de selección [F2] para buscar la serie si lo desea. |
| Nombre | Introduzca el nombre del cliente del presupuesto a consultar o pulse el botón de selección [F2] para buscarlo. Le aparecerá seleccionado el primer presupuesto de ese cliente y el resto ordenados por nombre de cliente. |
| Cliente | Introduzca el código del cliente del presupuesto a consultar o pulse el botón de selección [F2] para buscarlo. Le aparecerá seleccionado el primer presupuesto de ese cliente y el resto ordenados por código de cliente. |
| Fecha | Introduzca la fecha del presupuesto a consultar o pulse el botón [F2] para seleccionarla. Le aparecerá seleccionado el primer presupuesto con esa fecha a en caso de que exista y el resto ordenados por fecha. |
| Gestor de consultas | Mediante esta opción podrá crear sus propias consultas personalizadas. Para ver las opciones consulte gestor de consultas. |
| Mostrar todos | Muestra todos los registros de la tabla sin tener en cuenta las consultas. |
Introducir
Pulse el botón Introducir o la tecla [F6] para introducir un nuevo presupuesto, le aparecerá una ventana para cumplimentar el presupuesto que se explica más abajo.
Eliminar
Pulse el botón Eliminar o la tecla [F7] para eliminar el presupuesto seleccionado.
Modificar
Pulse el botón Modificar o la tecla [F8] para modificar el presupuesto seleccionado.
Ficha Completa
Pulse el botón Ficha Completa o la tecla [F9] para ver en detalle todos los datos del presupuesto.
Imprimir
Pulse el botón Imprimir o la tecla [F10] para imprimir el presupuesto seleccionado. Complete antes de imprimir los siguientes campos:
| Copias | Indique el número de copias que desea imprimir. |
| Formato | Indique el formato de impresión que desea utilizar. Puede pulsar el botón de selección [F2] para buscarlo. Le aparecerá por defecto el definido en el Mantenimiento de empresas. |
| Valorado | Indique si desea obtener el presupuesto valorado o no. |
| Idioma | Indique el idioma en el que se imprimirá el documento. |
Revisiones de presupuestos
Pulse este botón o las teclas [May + F1] para consultar las revisiones de los presupuestos del cliente del registro seleccionado. Se le mostrará una selección de los presupuestos relacionados entre sí con la posibilidad de navegar entre ellos.
Cargar presupuestos
Pulse este botón o las teclas [May + F11] para cargar el presupuesto seleccionado en un nuevo albarán o una factura nueva.
Cambiar estado presupuestos
Pulse el botón Cambiar estado presupuestos o las teclas [May + F12] para indicar si el presupuesto esta revisado o no, y en caso de que lo esté especificar el nº del presupuesto. Este proceso lo realiza automáticamente la aplicación cuando se revisa un presupuesto. Nota Importante: Sólo podrá ser modificado por un usuario autorizado.
Gestión documental
Pulse este botón para enlazar con la gestión documental, la cual le permitirá asociar cualquier documento al presupuesto seleccionado.
A continuación se va a explicar en detalle la ventana que aparece al introducir, modificar o consultar un presupuesto. Le aparecerán botones de opciones y los campos divididos en pestañas que se explican a continuación:
Cabecera
| Nº documento | Introduzca la serie y el número que se le asigna al presupuesto. Si pulsa la tecla [Intro] la aplicación asignará automáticamente el número de documento que será el siguiente al último almacenado para la serie escogida. |
| Fecha | Introduzca la fecha del presupuesto o pulse la tecla [F2] para seleccionarla. Por defecto le aparecerá la del sistema. |
| Cliente | Introduzca el código del cliente al que va a realizar el presupuesto o búsquelo pulsando el botón de selección [F2]. El nombre y los demás datos aparecerán de forma automática. Si desea introducir un nuevo cliente, introduzca en el código el carácter “+” y pulse [Intro]. Esto le permitirá crear el siguiente cliente al último que tuviese creado con anterioridad. |
| Almacén | Introduzca el número del almacén del que saldrá la mercancía o búsquelo pulsando el botón de selección [F2]. El nombre le aparecerá de forma automática. |
| Agente | Introduzca el código del agente para el presupuesto o búsquelo pulsando el botón de selección [F2]. |
| Moneda | Introduzca la moneda con la que se realizará el documento, por defecto será tomada de la ficha del cliente, búsquelo pulsando el botón de selección [F2]. El nombre le aparecerá de forma automática. |
| Cotización | Introduzca la cotización de la moneda frente al Euro. Este campo será arrastrado de la tabla de cotizaciones en función de lo que tenga puesto en el parámetro ActualizarCotizacion en las Variables de Entorno. |
| I.V.A. Incluido | Marque esta casilla si desea que el presupuesto sea a I.V.A. incluido o desmárquela en caso contrario. Por defecto, le aparecerá lo que tenga puesto el cliente en su ficha. Véase aclaración sobre compra / venta a I.V.A. incluido. |
Líneas
| P/S/N | Seleccione si lo que va a introducir en la línea es un producto, un servicio o una nota. En el caso de productos o servicios, este campo se solicitará o no, y por defecto saldrá lo especificado en el parámetro Ventas por defecto que se encuentra en la opción de Configuración / Parámetros de configuración / Generales al programa dentro del módulo de Configuración. La nota se puede considerar como una aclaración que se incluye en el documento, pero en ningún caso se le puede asignar un precio. |
| Código | Introduzca el código del artículo o servicio, o pulse el botón de selección [F2] para buscarlo. Si se encuentra el artículo o servicio aparecerán debajo sus datos automáticamente de los que sólo podrá modificar la descripción. |
| Almacén | Aparecerá por defecto el almacén que indicó en la cabecera y debajo sus datos correspondientes. En presupuestos no se podrá modificar este campo. |
Información
Una vez completados los campos anteriores si usted ha introducido un artículo, puede darse uno de los siguientes casos:- Si el artículo tiene algún dato en los campos Cant./Paquet. o Paq./Bultos, le aparecerá una ventana solicitándole el número de paquetes y de bultos para calcular la cantidad. La cantidad se calculará de la siguiente forma: nº de bultos * Paq./Bultos * Cant./Paquet. o nº paquetes * Cant./Paquet.
- Si el artículo tiene subartículos no se tendrán en cuenta los campos anteriores.
- Si el artículo tiene gestión de medidas, le aparecerá una ventana solicitándole el número de unidades del artículo. La cantidad se calculará de la siguiente forma: Unidades * Medida 1ª * Medida 2ª * Medida 3ª según el número de medidas.
| Cantidad | Introduzca la cantidad del artículo seleccionado. Este campo se arrastrará si se ha dado alguno de los casos anteriores. |
| Precio | Introduzca el precio de venta del artículo o servicio. Por defecto, arrastrará el correspondiente al número de tarifa de su ficha que se haya definido para el cliente. Véase tarifas especiales de venta. |
| Descuentos | Introduzca los descuentos para el artículo o servicio. Por defecto, arrastrará el correspondiente al número de tarifa de su ficha que se haya definido para el cliente. Véase tarifas especiales de venta. |
| Estadísticas | Marque esta casilla si desea ver las estadísticas del artículo o servicio. Le aparecerán los datos correspondientes a los últimos meses indicados en el campo Meses/Consulta de la ficha del artículo o servicio. El estado de esta casilla sigue igual para los próximos presupuestos hasta que se cambie de nuevo. Estos informes siempre saldrán en Euros aunque trabaje con multimoneda. |
| Rentabilidades | Marque esta casilla si desea ver los datos relativos a la rentabilidad del artículo o servicio. Le aparecerá el precio de costo, el precio medio de compra, el beneficio, y % de rentabilidad sobre compras o sobre ventas. En lugar del precio de costo, puede aparecer el precio medio de compra si así lo indica en el parámetro Almacena en mtos. para estadíticas que se encuentra en la opción de Configuración / Parámetros de configuración / Generales al programa dentro del módulo de Configuración. Este campo sólo lo podrá modificar o visualizar un Usuario autorizado. Además los datos aparecerán siempre a Base imponible aunque la venta sea a I.V.A. incluido. Estos informes siempre saldrán en Euros aunque trabaje con multimoneda. |
| Descripción ampliada | Este campo sólo se solicitará si así lo indica en el campo Pedir texto en ventas de la ficha de un artículo o servicio. En caso afirmativo, por defecto aparecerá el texto indicado en la pestaña “TEXTO”. |
Nota importante sobre multimoneda y descuentos lineales
Si usted esta trabajando con multimoneda y utiliza los descuentos por línea lineales y siempre que la moneda sea distinta al Euro el programa restará directamente del precio el descuento y se dejará el campo descuento a cero.Ejemplo: Si un producto tiene un precio por línea de 10$, en el primer descuento 0'5 y en el segundo 1 (ambos lineales). Al finalizar la línea aparecerá como precio 8'5 y los descuentos a cero. Si el descuento viene de la ficha o tarifa especial el proceso será el mísmo.
Información
Al pulsar con botón derecho del ratón sobre el bloque de líneas se despliega un menú contextual con distintas opciones. Pulse aquí para obtener más información sobre las distintas opciones disponibles en el menú contextual.
Cambiar idioma
Mediante este botón usted podrá modificar el idioma en el que se imprimirá el documento.
Cambiar moneda
Mediante este botón usted podrá cambiar la moneda del documento.
Opciones
| Forma de pago | Introduzca el código de la forma de pago o búsquelo pulsando el botón de selección [F2]. Por defecto aparece la forma de pago especificada en la ficha del cliente. |
| Descuentos | Especifique los descuentos totales a aplicar sobre el presupuesto. Por defecto mostrará los especificados en la ficha del cliente. |
| Copias | Especifique el número de copias a imprimir. Por defecto le aparecerá lo indicado en la ficha del cliente. |
| Formato | Indique el formato de impresión que desea utilizar. Puede pulsar el botón de selección [F2] para buscarlo. Le aparecerá por defecto el definido en Mantenimiento de empresas. |
| Literales | Texto que aparecerá al imprimir el presupuesto en caso de que se hayan definido las claves LIT1 y/o LIT2 en el formato impresión elegido anteriormente. Este texto puede arrastrarse automáticamente de la ficha del cliente, en caso de que en su pestaña AVISOS así se haya definido. |
| Valorado | Indique si desea obtener el presupuesto valorado o no. |
| Descripción del presupuesto | Introduzca una breve descripción para el presupuesto. Esto es de utilidad para cuando se hacen muchos presupuestos a un mismo cliente se pueda tener una referencia visual en la rejilla donde aparecen los presupuestos almacenados. |
| Estado | Indica el estado en el que se encuentra el presupuesto. Cada vez que se crea un presupuesto el estado por defecto es el 1 - Pendiente. Puede ver los estados y seleccionar el deseado pulsando el botón de selección [F2]. Cuando el presupuesto se cargue en un pedido, albarán o factura, se actualizará automáticamente el estado al que haya en las variables de entorno EstadoPptoEnPedido, EstadoPptoEnAlbaran y EstadoPptoEnFactura respectivamente. |
| Fec. Estimada | Indique la fecha estimada de aceptación del presupuesto o pulse el botón [F2] para buscarla. |
| Fec. Aceptación | Indique la fecha real de aceptación del presupuesto o pulse el botón [F2] para buscarla. Si esta fecha está en blanco, cuando el presupuesto se cargue en otro documento de venta, se almacenará aquí automáticamente la fecha del documento correspondiente. |
| Documento de entrega (Seguimiento) | Documento en el que se entregó el presupuesto. Este campo se rellena automáticamente cuando se asigna el presupuesto a un pedido, albarán o factura, por lo que si se asigna en más de una ocasión, sólo se almacenará el número y tipo del último documento. Este campo no se rellenará si se carga un presupuesto en otro presupuesto. Para acceder al documento de entrega, haga clic en el enlace “Ver documento”. Este campo sólo aparecerá al modificar el presupuesto y sólo lo podrá modificar un Usuario autorizado. |
| Idioma | Por defecto se mostrará el que tenga almacenado el cliente, podrá cambiarlo solo para impresión, los cambios que realice en este campo no se almacenan en el documento y si lo repite tomará el idioma que tenga en la ficha el cliente. Introduzca el código del idioma o búsquelo pulsando el botón de selección [F2]. |
| Resumen de rentabilidad | Aparecerán datos relativos a la rentabilidad del documento y solo se activará para Usuarios autorizados. |
Pie
En esta pestaña se muestra un resumen sobre la valoración del presupuesto, donde aparecen las distintas bases imponibles, descuentos, impuestos, etc.
Información
- Para casos de repeticiones de documentos que se realizaron con un tipo de I.V.A. diferente al que tenga actualmente definido en la empresa, existe la posibilidad de pulsar con el botón derecho del ratón sobre el “Total I.V.A.” y cambiar los tipos de I.V.A. para la impresión. No obstante, hay que tener en cuenta que si se almacena el documento, se hará con los nuevos cálculos.
- Si en el documento se han introducido artículos o servicios que pertenecen a un grupo de facturación al cuál no se le aplican descuentos, gastos ni retención, aparecerá en esta pestaña una casilla donde se muestra el total del importe sin descuento pronto pago, siempre y cuando se apliquen descuentos pronto pago en el documento. Además, dichas líneas del documento aparecen en color verde.
A continuación, se explican los botones de opciones que aparecen en la ventana de detalle del presupuesto:
Terminal de datos
Pulse el botón Terminal de datos o la tecla [F5] estando situado en la pestaña de “LÍNEAS” para capturar los datos de un fichero de intercambio. Tendrá que completar los siguientes campos:
| Terminal | Introduzca el código del terminal de datos del que quiere recoger el fichero de intercambio o búsquelo pulsando el botón de selección [F2]. |
| Fichero | Indique la ruta donde se encuentra el fichero de intercambio o pulse la tecla [F2] y le aparecerá un cuadro de diálogo donde podrá buscarla. |
Introducir
Pulse el botón Introducir o la tecla [F6] para introducir una nueva línea.
Insertar
Pulse el botón Insertar o las teclas [May+F6] para insertar una nueva línea.
Eliminar
Pulse el botón Eliminar o la tecla [F7] para eliminar la línea seleccionada.
Modificar
Pulse el botón Modificar o la tecla [F8] para modificar la línea seleccionada.
Guardar una copia
Pulse el botón Guardar una Copia, para guardar una copia en formato PDF del documento. Este botón estará activo una vez haya pulsado el de Aceptar [F11]. Esta copia se almacenará en la siguiente ruta dentro de la carpeta de Datos, DOCUMENTOS\EMPXX\CLIENTES\NºCLIENTE\EJERCICIO_XX.
Datos de impresión
Pulse el botón Datos de impresión o la tecla [F9] y le aparecerá una pantalla en la puede completar los datos del cliente que aparecerán en la impresión del presupuesto. Esto es de mucha utilidad para presupuestos en los que use un código de cliente destinado a los clientes no habituales, o bien porque el cliente explícitamente le pida que le aparezcan en el presupuesto unos datos distintos a los de su ficha. Estos datos identificarán el presupuesto a la hora de capturarlo desde las opciones de albaranes y facturas, así como al recuperarlo desde esta misma opción de presupuestos.
Si se sitúa en el campo Persona de contacto y pulsa el botón de selección [F2], la aplicación le permitirá seleccionar alguno de los contactos que tenga asignados el cliente. Esto hará que se arrastren todos los datos del contacto. De igual forma, si se sitúa en el campo Denominación y pulsa el botón de selección [F2], la aplicación le permitirá seleccionar entre la “dirección habitual para presupuestos” y alguna de las “direcciones opcionales” del cliente. Esto hará que se arrastren a esta ventana todos los datos de la dirección.
Imprimir / E-mail
Mediante esta opción podrá imprimir el presupuesto que se ha confeccionado o enviarlo por correo electrónico. Por defecto, la modalidad de salida será la especificada en la ficha del cliente. Se puede alternar el uso de estas dos opciones pulsando este botón con el derecho del ratón.
- Imprimir: imprime el presupuesto en el dispositivo especificado en Mantenimiento de usuarios. También puede pulsar el botón Formato de impresión [F3] y cambiar ciertos valores de impresión.
- E-mail: envía el presupuesto por correo electrónico adjuntándolo en un documento en formato PDF. La dirección a la que se envía el correo es la existente en la ficha del cliente. Se puede poner un texto en el cuerpo del mensaje almacenado previamente en un fichero de texto llamado “PRESUPUESTO.TXT” que estará en la carpeta DOCUMENTOS de la aplicación.
Al utilizar cualquiera de estas dos opciones, el pedido se almacena automáticamente.
Información
El sistema de envío de correo electrónico se configura mediante la variable de entorno SistemaEnvioEmail. Esta puede tomar dos valores MAPI , el cual utiliza el cliente de correo electrónico instalado en el sistema y que por defecto usa la aplicación, o SMTP.
Aceptar
Pulse el botón Aceptar o la tecla [F11] para terminar la introducción de líneas del presupuesto y posteriormente para almacenarlo.
Cancelar
Pulse el botón Cancelar o la tecla [F12] para cancelar la introducción de líneas y volver a la ventana anterior.
Cargar/revisar presupuesto
Pulse el botón Cargar/revisar presupuesto o las teclas [May + F6] en caso de que para el presupuesto actual desee capturar las líneas de un presupuesto que ya tenga almacenado o bien desee realizar la revisión de un presupuesto existente. En caso de seleccionar “revisión de presupuesto” se genera un presupuesto idéntico al actual para que a continuación pase a modificarlo. Una vez realizado se almacenará en la cabecera que es un presupuesto de revisión indicando el número del presupuesto al cual revisa, y desde este enlace podrá navegar al presupuesto revisado. Además el presupuesto original pasa al estado “REVISADO”.
Acceso a la ficha
Pulse el botón Acceso a la ficha o las teclas [May + F7] cuando esté en la pantalla de datos de la línea en el campo artículo o servicio. De esta forma le aparecerá la ficha correspondiente para consultar cualquier dato que sea necesario.
Saldos de almacenes
Pulse el botón Saldos de almacenes o las teclas [May + F8] cuando esté en la pantalla de datos de la línea, para consultar el saldo del artículo indicado en la línea en los distintos almacenes de su empresa. Además del saldo también puede consultar el stock mínimo, el stock máximo y el stock ideal.
Últimas ventas
Pulse el botón Últimas ventas o las teclas [May + F9] cuando esté en la pantalla de datos de la línea para consultar las últimas ventas realizadas del artículo o servicio introducido.
Leer peso de la báscula
Pulse el botón Leer peso de la báscula o las teclas [May + F10] cuando esté en el campo cantidad de la línea de venta y podrá obtener el peso generado por la báscula configurada por usuario para las compras.
Grabar bloque
Pulse el botón Grabar bloque o las teclas [May + F10] para grabar el porcentaje indicado de las líneas del presupuesto y poder recuperarlas posteriormente en cualquier otro documento de venta.
Limitaciones a la hora de grabar y recuperar un bloque:
- Los literales se quedan en los dos bloques independientemente de que el artículo que los llevará quede en un bloque u otro.
- Los impuestos no tienen por que quedar en el mismo bloque que el artículo que los lleva.
- Los campos unidades, paquetes y bultos se reparten de manera proporcional a la cantidad pudiendo quedar con decimales.
Recuperar bloque
Pulse el botón Recuperar bloque o las teclas [May + F11] para recuperar en el presupuesto actual uno o varios bloques guardados con anterioridad. Le aparecerá una ventana con los bloques guardados.
Observaciones del documento
Pulse el botón Observaciones del documento para introducir texto libre en el documento actual.
No es necesario almacenar el documento para almacenar las observaciones, pues en la pantalla de edición las observaciones se almacenan automáticamente pulsando el botón de Almacenar.
En la pestaña Líneas del documento actual podemos mostrar dichas observaciones, tan sólo hay que activar el parámetro VerObservacionesEnPestanaLineas.
Información:
- Si introduce un artículo con subartículos, le aparecerá una ventana para elegir el subartículo deseado. Si pulsa la tecla [Esc] al final de la introducción de los datos de la línea, le aparecerá otra ventana con una rejilla con las dos divisiones de artículos donde podrá seleccionar los subartículos que desee. Cuando se realiza este tipo de introducción de datos, se tiene en cuenta el precio unitario existente en la pantalla datos de la línea, y no los precios específicos de los subartículos definidos en las opciones de las tarifas especiales de compra. Para realizar una introducción unitaria de los datos deberá desplazarse por la rejilla y pulsando [Intro] o haciendo doble clic con el ratón le aparecerá la ventana de toma de datos que le muestra las divisiones elegidas y el stock, debiendo completar el precio, los descuentos, y la cantidad a pedir.
- Si se ha configurado la venta mediante imágenes, junto al botón de selección de artículos aparecerá el siguiente botón
. El cual enlaza con el panel de selección de imágenes.
Botones:
Marcar/Desmarcar
Pulse el botón Marcar/Desmarcar o la tecla [F9] para marcar o desmarcar para borrar el bloque de líneas en el que esté situado.
Marcar todos
Pulse el botón Marcar todos o la tecla [F10] para marcar para borrar todos los bloques de líneas que le aparezcan.
Recuperar y borrar
Pulse el botón Recuperar y borrar o la tecla [F11] para recupera el bloque seleccionado y eliminarlo de la lista. También se eliminarán los bloques que haya marcado para borrar.
Cancelar
Pulse el botón Cancelar o la tecla [F12] para salir de esta ventana sin realizar ninguna acción.