Generación automática de pedidos
Esta opción es similar a la opción de pedidos a proveedores, pero con la diferencia de que la aplicación genera automáticamente las líneas del pedido teniendo en cuenta el stock actual de los artículos correspondientes al proveedor especificado y su stock ideal.
Le aparecerá una ventana con una serie de botones con opciones tales como introducción, eliminación, consulta, etc. y una rejilla donde le aparecerán todos los que ya tenga almacenados. Podrá desplazarse usando las teclas de dirección o las barras de desplazamiento. Según el estado de los pedidos almacenados, éstos aparecerán en un determinado color:
- Servido completamente
- Comenzado a servir
- Sin comenzar a servir
Proveedor
Pulse el botón Proveedor o la tecla [F2] para acceder al Mantenimiento de proveedores y consultar si lo desea la ficha del proveedor del pedido seleccionado.
Formato de impresión
Para modificar algunos valores de impresión pulse el botón Formato de impresión [F3].
Consultar
Pulse el botón Consultar o la tecla [F5] para buscar un pedido en concreto. Podrá realizar consultas por:
| Número | Introduzca el número del pedido a consultar. Puede pulsar el botón de selección [F2] para buscar la serie si lo desea. |
| Proveedor | Introduzca el código del proveedor del pedido a consultar o pulse el botón de selección [F2] para buscarlo. Le aparecerá seleccionado el primer pedido de ese proveedor y el resto ordenados por proveedores. |
| Fecha | Introduzca la fecha del pedido a consultar o pulse el botón [F2] para seleccionarla. Le aparecerá seleccionado el primer pedido en esa fecha en caso de que exista y el resto ordenados por fecha. |
| Fecha pactada | Introduzca la fecha de pactada de entrega del pedido a consultar o pulse el botón [F2] para seleccionarla. Le aparecerá seleccionado el primero pedido con esa fecha pactada en caso de que exista y el resto ordenados por fecha pactada de entrega. |
| Fecha entrega real | Introduzca la fecha de entrega real del pedido a consultar o pulse el botón [F2] para seleccionarla. Le aparecerá seleccionado el primero pedido con esa fecha de entrega real en caso de que exista y el resto ordenados por fecha de entrega real. |
Introducir
Pulse el botón Introducir o la tecla [F6] para introducir un nuevo pedido, le aparecerá una ventana para cumplimentar el pedido que se explica más abajo.
Ficha Completa
Pulse el botón Ficha Completa o la tecla [F9] para ver en detalle todos los datos del pedido.
Previsión de pedidos
Pulse el botón Prevision de pedidos o la tecla [May+F11] para ver en detalle una previsión de los pedidos de un almacén en concreto. Esto mostrará una rejilla de datos con los proveedores a los que puede realizarle un pedido de proveedor, si realiza doble click en una línea le generará un pedido de forma automática. O también puede generar la previsión por artículos, en este caso deberá marcar los artículos que desea incluir en el pedido a generar.
Imprimir
Pulse el botón Imprimir o la tecla [F10] para imprimir el pedido seleccionado. Complete antes de imprimir los siguientes campos:
| Copias | Indique el número de copias que desea imprimir. |
| Formato | Indique el formato de impresión que desea utilizar. Puede pulsar el botón de selección [F2] para buscarlo. Le aparecerá por defecto el definido en el Mantenimiento de empresas. |
| Valorado | Indique si desea obtener el pedido valorado o no. |
A continuación se va a explicar en detalle la ventana que aparece al introducir, modificar o consultar un pedido de proveedores. Le aparecerán botones de opciones y los campos divididos en pestañas que se explican a continuación:
Cabecera
| Nº documento | Introduzca la serie y el número que se le asigna al pedido. Si pulsa la tecla [Intro] la aplicación asignará automáticamente el número de documento que será el siguiente al último almacenado para la serie escogida. |
| Fecha | Introduzca la fecha del pedido pulse la tecla [F2] para seleccionarla. Por defecto le aparecerá la del sistema. |
| Proveedor | Introduzca el código del proveedor al que va a realizar el pedido o búsquelo pulsando el botón de selección [F2]. El nombre y los demás datos aparecerán de forma automática. Si desea introducir un nuevo proveedor, introduzca en el código el carácter “+” y pulse [Intro]. Esto le permitirá crear el siguiente proveedor al último que tuviese creado con anterioridad. |
| Almacén | Introduzca el número del almacén en el que entrará la mercancía o búsquelo pulsando el botón de selección [F2]. El nombre le aparecerá de forma automática. |
| I.V.A. Incluido | Marque esta casilla si desea que el pedido sea a I.V.A. incluido o desmárquela en caso contrario. Por defecto, le aparecerá lo que tenga puesto el proveedor en su ficha. Véase aclaración sobre compra / venta a I.V.A. incluido. |
En el momento en que se completan los datos de la cabecera, la aplicación cargará automáticamente en el bloque del pedido las líneas de los artículos correspondientes al proveedor especificado cuyo saldo esté por debajo del stock ideal, solicitándose de cada uno de ellos la cantidad suficiente para igualar la cantidad especificada como stock ideal y teniendo en cuenta si ya existen pedidos a clientes o de proveedores. Además, si en la ficha de un artículo se ha especificado algún dato en el campo mínimo pedido y la cantidad resultante a pedir está por debajo del mínimo de pedido, se pedirá al proveedor el valor de dicho campo. Estas líneas generadas podrán ser modificadas y eliminadas, pudiendo introducir líneas nuevas si lo desea.
La fórmula que se utiliza para saber la cantidad a pedir es la siguiente:
Cantidad a pedir = Stock ideal - Stock actual + Pte. servir - Pte. recibir
(Si la cantidad a pedir es menor que el mínimo pedido, se pide el mínimo pedido)
Ejemplo:
| Artículo | Stock actual | Stock ideal | Mínimo pedido | Pte. servir | Pte. recibir | Cantidad a pedir |
|---|---|---|---|---|---|---|
| A | 0 | 50 | 10 | 6 | 23 | 33 |
| B | 10 | 15 | 30 | 20 | 0 | 30 (25) |
| C | 20 | 65 | 0 | 10 | 100 | 0 (-45) |
Notas:
- Del artículo B, se piden 30 porque es su cantidad mínima para pedido, en realidad salían a pedir sólo 25 unidades.
- Del artículo C, no hace falta pedir ninguna ya que el resultado de la fórmula es negativo.
Líneas
| P/S/N | Seleccione si lo que va a introducir en la línea es un producto, un servicio o una nota. En el caso de productos o servicios, este campo se solicitará o no, y por defecto saldrá lo especificado en el parámetro Compras por defecto que se encuentra en la opción de Configuración / Parámetros de configuración / Generales al programa dentro del módulo de Configuración. La nota se puede considerar como una aclaración que se incluye en el documento, pero en ningún caso se le puede asignar un precio. |
| Código | Introduzca el código del artículo o servicio, o pulse el botón de selección [F2] para buscarlo. Si se encuentra el artículo o servicio aparecerán debajo sus datos automáticamente de los que sólo podrá modificar la descripción. |
| Almacén | Aparecerá por defecto el almacén que indicó en la cabecera y debajo sus datos correspondientes. En pedidos no se podrá modificar este campo. |
Información
Una vez completados los campos anteriores si usted ha introducido un artículo, puede darse uno de los siguientes casos:- Si el artículo tiene algún dato en los campos Cant./Paquet. o Paq./Bultos, le aparecerá una ventana solicitándole el número de paquetes y de bultos para calcular la cantidad. La cantidad se calculará de la siguiente forma: nº de bultos * Paq./Bultos * Cant./Paquet. o nº paquetes * Cant./Paquet.
- Si el artículo tiene subartículos no se tendrán en cuenta los campos anteriores.
- Si el artículo tiene gestión de medidas, le aparecerá una ventana solicitándole el número de unidades del artículo. La cantidad se calculará de la siguiente forma: Unidades * Medida 1ª * Medida 2ª * Medida 3ª según el número de medidas.
| Cantidad | Introduzca la cantidad del artículo seleccionado. Este campo se arrastrará si se ha dado alguno de los casos anteriores. |
| Precio | Introduzca el precio de compra del artículo o servicio. Por defecto, arrastrará el correspondiente al número de tarifa de su ficha que se haya definido para el proveedor. |
| Descuentos | Introduzca los descuentos para el artículo o servicio. Por defecto, arrastrará los correspondientes al número de tarifa de su ficha que se haya definido para el proveedor. |
| Estadísticas | Marque esta casilla si desea ver las estadísticas del artículo o servicio. Le aparecerán los datos correspondientes a los últimos meses indicados en el campo Meses/Consulta de la ficha del artículo o servicio. El estado de esta casilla sigue igual para los próximos pedidos de proveedores hasta que se cambie de nuevo. |
Opciones
| Fecha pactada de entrega | Introduzca la fecha pactada para la entrega de la mercancía. Puede pulsar la tecla [F2] para seleccionarla. |
| Fecha de entrega real | Fecha de cuando se sirve el pedido. Normalmente este campo se rellena automáticamente cuando se asigna el pedido a un albarán o factura, por lo que si se asigna en mas de una ocasión, sólo se almacenará la última fecha. |
| Referencia | Introduzca un texto de referencia que aparecerá al capturar el pedido. |
| Copias | Especifique el número de copias a imprimir. Por defecto es “1”. |
| Forma de pago | Introduzca el código de la forma de pago o búsquelo pulsando el botón de selección [F2]. Por defecto aparece la forma de pago especificada en la ficha del proveedor. |
| Descuentos | Especifique los descuentos totales a aplicar sobre el pedido. Por defecto mostrará los especificados en la ficha del proveedor. |
| Formato | Indique el formato de impresión que desea utilizar. Puede pulsar el botón de selección [F2] para buscarlo. Le aparecerá por defecto el definido en Mantenimiento de empresas. |
| Literales | Texto que aparecerá al imprimir el pedido en caso de que se hayan definido las claves LIT1 y/o LIT2 en el formato impresión elegido anteriormente. Este texto puede arrastrarse automáticamente de la ficha del proveedor, en caso de que en su pestaña AVISOS así se haya definido. |
| Valorado | Indique si desea obtener el pedido valorado o no. Por defecto estará a “Si”. |
| Agencia de transportes | Introduzca el código de la agencia de transportes o búsquelo pulsando el botón de selección [F2]. |
| Entrega a cuenta | Introduzca el importe de la entrega a cuenta (importe adelantado) en caso de haberla. |
| Documento de entrega (Seguimiento) | Documento en el que se entregó el pedido. Normalmente este campo se rellena automáticamente cuando se asigna el pedido a un albarán o factura, por lo que si se asigna en más de una ocasión, sólo se almacenará el número y tipo del último documento. Este campo sólo aparecerá al modificar el pedido y sólo lo podrá modificar un Usuario autorizado. |
| Entrega a cuenta pendiente de cargar (Seguimiento) | Indica si la entrega a cuenta ya se cargó en el documento o no. La entrega a cuenta sólo se carga en un documento aunque el importe del mismo sea inferior al de la entrega a cuenta, es decir, no se controla la parte de entrega a cuenta que se carga en cada documento, sino que sólo se carga en el primero de ellos. Este campo sólo aparecerá al modificar el pedido y sólo lo podrá modificar un Usuario autorizado |
Calidad
(Sólo aparecerá si usted ha adquirido el módulo de Calidad)
| Producto/Material | Introduzca una breve descripción sobre el material solicitado en el pedido. |
| Requisitos específicos de la compra | Introduzca cualquier requisito específico a tener en cuenta en el pedido. |
| Elaborado por | Indique el trabajador encargado de realizar la solicitud de compra o pulse la tecla de selección [F2] para buscarlo. |
| Fecha de elaboración | Indique la fecha de elaboración de la solicitud de compra o pulse la tecla [F2] para seleccionarla. |
| Autorizado por | Indique el responsable encargado de autorizar la solicitud de compra o pulse la tecla de selección [F2] para buscarlo. |
| Fecha de autorización | Indique la fecha en la que se autoriza la solicitud de compra o pulse la tecla [F2] para seleccionarla. |
Pie
En esta pestaña se muestra un resumen sobre la valoración del pedido, donde aparecen las distintas bases imponibles, descuentos, impuestos, etc.
Información
- Para casos de repeticiones de documentos que se realizaron con un tipo de I.V.A. diferente al que tenga actualmente definido en la empresa, existe la posibilidad de pulsar con el botón derecho del ratón sobre el “Total I.V.A.” y cambiar los tipos de I.V.A. para la impresión. No obstante, hay que tener en cuenta que si se almacena el documento, se hará con los nuevos cálculos.
- Si en el documento se han introducido artículos o servicios que pertenecen a un grupo de facturación al cuál no se le aplican descuentos, gastos ni retención, aparecerá en esta pestaña una casilla donde se muestra el total del importe sin descuento pronto pago, siempre y cuando se apliquen descuentos pronto pago en el documento. Además, dichas líneas del documento aparecen en color verde.
A continuación, se explican los botones de opciones que aparecen en la ventana de detalle del pedido:
Terminal de datos
Pulse el botón Terminal de datos o la tecla [F5] estando situado en la pestaña de “LÍNEAS” para capturar los datos de un fichero de intercambio. Tendrá que completar los siguientes campos:
| Terminal | Introduzca el código del terminal de datos del que quiere recoger el fichero de intercambio o búsquelo pulsando el botón de selección [F2]. |
| Fichero | Indique la ruta donde se encuentra el fichero de intercambio o pulse la tecla [F2] y le aparecerá un cuadro de diálogo donde podrá buscarla. |
Introducir
Pulse el botón Introducir o la tecla [F6] para introducir una nueva línea.
Insertar
Pulse el botón Insertar o las teclas [May+F6] para insertar una nueva línea.
Eliminar
Pulse el botón Eliminar o la tecla [F7] para eliminar la línea seleccionada.
Modificar
Pulse el botón Modificar o la tecla [F8] para modificar la línea seleccionada.
Guardar una copia
Pulse el botón Guardar una Copia, para guardar una copia en formato PDF del documento. Este botón estará activo una vez haya pulsado el de Aceptar [F11]. Esta copia se almacenará en la siguiente ruta dentro de la carpeta de Datos, DOCUMENTOS\EMPXX\PROVEEDORES\NºPROVEEDOR\EJERCICIO_XX.
Imprimir / E-mail
Mediante esta opción podrá imprimir el pedido que se ha confeccionado o enviarlo por correo electrónico. Por defecto, la modalidad de salida será la especificada en la ficha del proveedor. Se puede alternar el uso de estas dos opciones pulsando este botón con el derecho del ratón.
- Imprimir: imprime el pedido en el dispositivo especificado en Mantenimiento de usuarios. También puede pulsar el botón Formato de impresión [F3] y cambiar ciertos valores de impresión.
- E-mail: envía el pedido por correo electrónico adjuntándolo en un documento en formato PDF. La dirección a la que se envía el correo es la existente en la ficha del proveedor. Se puede poner un texto en el cuerpo del mensaje almacenado previamente en un fichero de texto llamado “PEDIDOCOMPRA.TXT” que estará en la carpeta DOCUMENTOS de la aplicación.
Al utilizar cualquiera de estas dos opciones, el pedido se almacena automáticamente.
Aceptar
Pulse el botón Aceptar o la tecla [F11] para terminar la introducción de líneas del pedido y posteriormente para almacenarlo.
Cancelar
Pulse el botón Cancelar o la tecla [F12] para cancelar la introducción de líneas y volver a la ventana anterior.
Contabilidad
Pulse el botón Contabilidad o las teclas [May + F1] para ver o modificar el asiento contable que se genera automáticamente cuando se haya realizado una entrega a cuenta en el pedido y tenga activado el parámetro Enlaza Ent.Cta.Alb/Ped. con contabilidad que se encuentra en la opción de Configuración / Parámetros de configuración / Generales al programa dentro del módulo de Configuración.
Apertura de cajón
Pulse el botón Apertura de cajón o las teclas [May + F5] para la apertura automática del cajón portamonedas. Para ello tendrá que tener activado el parámetro Activar apertura de cajón que se encuentra en la opción de Configuración / Parámetros de configuración / Específicos por usuario del T.P.V. dentro del módulo de Configuración. Solo podrá usar esta opción si usted dispone del módulo de T.P.V.
Acceso a la ficha
Pulse el botón Acceso a la ficha o las teclas [May + F7] cuando este en la pantalla de datos de la línea en el campo artículo o servicio. De esta forma le aparecerá la ficha correspondiente para consultar cualquier dato que sea necesario.
Saldos de almacenes
Pulse el botón Saldos de almacenes o las teclas [May + F8] cuando esté en la pantalla de datos de la línea, para consultar el saldo del artículo indicado en la línea en los distintos almacenes de su empresa. Además del saldo también puede consultar el stock mínimo, el stock máximo y el stock ideal.
Últimas compras
Pulse el botón Últimas compras o las teclas [May + F9] cuando este en la pantalla de datos de la línea para consultar las últimas compras realizadas del artículo introducido.
Grabar bloque
Pulse el botón Grabar bloque o las teclas [May + F10] para grabar las líneas introducidas en el pedido y poder recuperarlas posteriormente en cualquier otro documento de compra.
Recuperar último bloque
Pulse el botón Recuperar último bloque o las teclas [May + F11] para recuperar en el pedido actual las líneas del último bloque grabado.
Actualizar pedido
Pulse el botón Actualizar pedido o las teclas [May + F12] para acceder a la actualización de las unidades servidas del pedido. Le aparecerán varios botones.
Botones:
Modificar
Pulse el botón Modificar o la tecla [F8] para modificar los datos de la línea:
| Servido | Este campo indica la cantidad servida respecto a la cantidad que se pidió en el pedido. Es el que marca si queda algo pendiente o no. |
| Cantidad real | Este campo sirve para controlar la cantidad real que se sirve del pedido. |
Cambiar servido / pendiente
Pulse el botón Cambiar servido / pendiente o la tecla [F9] para poner toda la cantidad pendiente o servida de la línea en la que esté situado. Si la línea está servida completamente aparecerá la marca 
y en caso contrario aparecerá 
.
Marcar todo como servido
Pulse el botón Marcar todo como servido o la tecla [F10] para poner todo el pedido como servido.
Marcar todo como pendiente
Pulse el botón Marcar todo como pendiente o la tecla [F11] para poner todo el pedido como pendiente.