Facturación sobre albarán de compra
Mediante esta opción podrá llevar a cabo todo el mantenimiento de las facturas de compra sobre albarán, permitiendo recoger en una sola factura uno o más albaranes ya confeccionados a un mismo proveedor. Aquí, le aparecerá una ventana con una serie de botones con opciones tales como introducción, eliminación, consulta, etc. y una rejilla donde le aparecerán todas las que ya tenga almacenadas. Además, puede ordenar de mayor a menor y de menor a mayor e incluso buscar por filtros, tan sólo marque la cabecera de la columna que desea ordenar para que aparezca el botón correspondiente. Al pulsar dicho botón se despliega un menú donde puede elegir cualquiera de las opciones mencionadas.
La columna tipo (T) indica si la factura es directa (D) o sobre albarán (A). Podrá desplazarse usando las teclas de dirección o las barras de desplazamiento. Según el estado de las facturas almacenadas, éstas aparecerán en un determinado color:
- Cobrada
- Sin cobrar
Los botones de opciones son los siguientes:
Proveedor
Pulse el botón Proveedor o la tecla [F2] para acceder al Mantenimiento de proveedores y consultar si lo desea la ficha del proveedor de la factura seleccionada.
Formato de impresión
Para modificar algunos valores de impresión pulse el botón Formato de impresión [F3].
Consultar
Pulse el botón Consultar o la tecla [F5] para buscar una factura concreta. Podrá realizar consultas por:
| Número | Introduzca el número de la factura a consultar. Puede pulsar el botón de selección [F2] para buscar la serie si lo desea. |
| Proveedor | Introduzca el código del proveedor de la factura a consultar o pulse el botón de selección [F2] para buscarlo. Le aparecerá seleccionada la primera factura de ese proveedor y el resto ordenados por proveedores. |
| Fecha | Introduzca la fecha de la factura a consultar o pulse el botón [F2] para seleccionarla. Le aparecerá seleccionada la primera factura en esa fecha en caso de que exista y el resto ordenados por fecha. |
| Factura de compra | Introduzca el código del proveedor y su número de factura. Puede pulsar el botón de selección [F2] para buscar el proveedor. Le aparecerá seleccionada dicha factura en caso de que exista. |
| Gestor de consultas | Mediante esta opción podrá crear sus propias consultas personalizadas. Para ver las opciones consulte gestor de consultas. |
| Mostrar todos | Muestra todos los registros de la tabla sin tener en cuenta las consultas. |
Introducir
Pulse el botón Introducir o la tecla [F6] para introducir una nueva factura, le aparecerá una ventana para cumplimentar la factura que se explica más abajo.
Eliminar
Pulse el botón Eliminar o la tecla [F7] para eliminar una factura seleccionada.
Ficha Completa
Pulse el botón Ficha Completa o la tecla [F9] para ver en detalle todos los datos de la factura.
Imprimir
Pulse el botón Imprimir o la tecla [F10] para imprimir la factura seleccionada. Complete antes de imprimir los siguientes campos:
| Copias | Indique el número de copias que desea imprimir. |
| Formato | Indique el formato de impresión que desea utilizar. Puede pulsar el botón de selección [F2] para buscarlo. Le aparecerá por defecto el definido en el Mantenimiento de empresas. |
| Valorado | Indique si desea obtener la factura valorada o no. |
| Idioma | Indique el idioma en el que se imprimirá el documento. |
Imprimir etiquetas
Pulse el botón Imprimir etiquetas o la tecla [F11] para imprimir etiquetas de los artículos que componen el documento. Podrá modificar la cantidad de etiquetas a imprimir.
Gestión documental
Pulse este botón para enlazar con la gestión documental, la cual le permitirá asociar cualquier documento a la factura seleccionada.
A continuación se va a explicar en detalle la ventana que aparece al introducir o consultar una factura sobre albarán de compra. Le aparecerán botones de opciones y los campos divididos en pestañas que se explican a continuación:
Cabecera
| Nº documento | Introduzca la serie y el número que se le asigna a la factura. Si pulsa la tecla [Intro] la aplicación asignará automáticamente el número de documento que será el siguiente al último almacenado para la serie escogida. |
| Fecha | Introduzca la fecha de la factura o pulse la tecla [F2] para seleccionarla. Por defecto le aparecerá la del sistema. |
| Documento del proveedor | Introduzca el número de factura del proveedor. En caso de introducir un número de factura existente para el proveedor, la aplicación mostrará el contenido de la misma. Este campo no es obligatorio. |
| Proveedor | Introduzca el código del proveedor al que va a realizar la factura o búsquelo pulsando el botón de selección [F2]. El nombre y los demás datos aparecerán de forma automática. Si desea introducir un nuevo proveedor, introduzca en el código el carácter “+” y pulse [Intro]. Esto le permitirá crear el siguiente proveedor al último que tuviese creado con anterioridad. |
| Almacén | Introduzca el número del almacén en el que entrará la mercancía o búsquelo pulsando el botón de selección [F2]. El nombre le aparecerá de forma automática. |
| Moneda | Introduzca la moneda con la que se realizará el documento, por defecto será tomada de la ficha del proveedor, búsquelo pulsando el botón de selección [F2]. El nombre le aparecerá de forma automática. |
| Cotización | Introduzca la cotización de la moneda frente al Euro. Este campo será arrastrado de la tabla de cotizaciones en función de lo que tenga puesto en el parámetro ActualizarCotizacion en las Variables de Entorno. |
| I.V.A. Incluido | Marque esta casilla si desea que la factura sea a I.V.A. incluido o desmárquela en caso contrario. Por defecto, le aparecerá lo que tenga puesto el proveedor en su ficha. Véase aclaración sobre compra / venta a I.V.A. incluido. |
| Tipo de gasto | Introduzca el número del tipo de gasto o use el botón de selección [F2] para buscarlo. El nombre del mismo aparecerá de forma automática. |
Tras completar los datos de la cabecera le aparecerá una ventana con los albaranes pendientes de facturar del proveedor, teniendo en cuenta que nunca se podrán mezclar en una misma factura albaranes que estén hechos a I.V.A. incluido con albaranes a Base Imponible. Podrá realizar varias acciones.
Información
Por defecto, sólo podrá facturar albaranes del mismo mes en el que haga la factura a no ser que indique lo contrario en el parámetro Facturar albaranes de diferente mes que se encuentra en la opción de Configuración / Parámetros de configuración / Generales al programa dentro del módulo de Configuración.Líneas
En la facturación sobre albarán, en esta pestaña sólo se podrán consultar las líneas de los albaranes cargados sin poder introducir, modificar o eliminar ninguna línea.
Cambiar idioma
Mediante este botón usted podrá modificar el idioma en el que se imprimirá el documento.
Cambiar moneda
Mediante este botón usted podrá cambiar la moneda del documento.
Cuando esté situado en esta pestaña y esté consultando una factura, si ésta es sobre albarán, le aparecerá en la parte inferior esta imagen. Al hacer clic en ella con el ratón, se enlazará con el albarán de la línea en la que esté situado.
Opciones
| Forma de pago | Introduzca el código de la forma de pago o búsquelo pulsando el botón de selección [F2]. Por defecto aparece la forma de pago especificada en la ficha del proveedor. |
| Descuentos | Especifique los descuentos totales a aplicar sobre la factura. Por defecto mostrará los especificados en la ficha del proveedor. |
| Copias | Especifique el número de copias a imprimir. Por defecto es “1”. |
| Formato | Indique el formato de impresión que desea utilizar. Puede pulsar el botón de selección [F2] para buscarlo. Le aparecerá por defecto el definido en Mantenimiento de empresas. |
| Fec.Operaciones | Fecha de realización de la operación de la factura. Según el R.D. 1466/2007 del B.O.E. 278 de 20/11/2007, sólo es obligatorio rellenar esta fecha si es distinta a la de emisión de la factura. |
| Literales | Texto que aparecerá al imprimir la factura en caso de que se hayan definido las claves LIT1 y/o LIT2 en el formato impresión elegido anteriormente. Este texto puede arrastrarse automáticamente de la ficha del proveedor, en caso de que en su pestaña AVISOS así se haya definido. |
| Valorado | Indique si desea obtener la factura valorada o no. Por defecto estará a “Si”. |
| Agencia de transportes | Introduzca el código de la agencia de transportes o búsquelo pulsando el botón de selección [F2]. |
| Entrega a cuenta | Introduzca el importe de la entrega a cuenta (importe adelantado) en caso de haberla. |
| Fecha factura | Fecha con la que se almacena la factura. Puede seleccionarla pulsando la tecla [F2]. Por defecto aparece la de la cabecera de la factura. |
| Retención | Seleccione el tipo de retención e indique el % de retención a aplicar en caso de que la haya. Por defecto este campo se completará con la retención especificada en la ficha del proveedor al que se está realizando la compra. |
| Gastos | Introduzca el valor en porcentaje de los gastos en caso de que se vaya a incrementar la compra con algún tipo de gasto; con lo que los importes de este porcentaje los llevará por defecto a la cuenta de servicios bancarios especificada en el parámetro Cuenta para gastos en compras que se encuentra en la opción de Configuración / Parámetros de configuración / Generales al programa dentro del módulo de Configuración. |
| Autofactura | Indique si desea que se genere automáticamente una autofactura. En el caso de que marque esta casilla, recuerde configurar los parámetros generales relacionados y la parametrización de series. |
| Idioma | Por defecto se mostrará el que tenga almacenado el proveedor, podrá cambiarlo solo para impresión, los cambios que realice en este campo no se almacenan en el documento y si lo repite tomará el idioma que tenga en la ficha el proveedor. Introduzca el código del idioma o búsquelo pulsando el botón de selección [F2]. |
Pie
En esta pestaña se muestra un resumen sobre la valoración de la factura, donde aparecen las distintas bases imponibles, descuentos, impuestos, etc.
Información
- Para casos de repeticiones de documentos que se realizaron con un tipo de I.V.A. diferente al que tenga actualmente definido en la empresa, existe la posibilidad de pulsar con el botón derecho del ratón sobre el “Total I.V.A.” y cambiar los tipos de I.V.A. para la impresión. No obstante, hay que tener en cuenta que si se almacena el documento, se hará con los nuevos cálculos.
- Si en el documento se han introducido artículos o servicios que pertenecen a un grupo de facturación al cuál no se le aplican descuentos, gastos ni retención, aparecerá en esta pestaña una casilla donde se muestra el total del importe sin descuento pronto pago, siempre y cuando se apliquen descuentos pronto pago en el documento. Además, dichas líneas del documento aparecen en color verde.
Si el total de la factura es un importe negativo, le aparecerá en esta pestaña un apartado “Tipo Factura” para que indique qué hacer con la factura:
- Devolución: será tratada como una factura de devolución o rectificativa y el asiento generado (en caso de que esté enlazado) será a la cuenta de devoluciones indicada en el parámetro Cta. de devoluciones de compras que se encuentra en la opción de Configuración / Parámetros de configuración / Generales al programa dentro del módulo de Configuración.
- Dto. pronto/pago: será tratada como una factura de descuentos pronto pago y el asiento generado (en caso de que esté enlazado) será a la cuenta de descuento indicada en el parámetro Cuenta descuento P/P sobre compras que se encuentra en la opción de Configuración / Parámetros de configuración / Generales al programa dentro del módulo de Configuración.
- Rappels: será tratada como una factura de rappels y el asiento generado (en caso de que esté enlazado) será a la cuenta de rappels indicada en el parámetro Cta. de rappels de compras que se encuentra en la opción de Configuración / Parámetros de configuración / Generales al programa dentro del módulo de Configuración.
Cuando esté situado en esta pestaña y esté consultando una factura que se haya traspasado a contabilidad, le aparecerá en la parte inferior esta imagen. Al hacer clic en ella con el ratón, podrá acceder al asiento correspondiente.
Cuando esté situado en esta pestaña y esté consultando una factura con efectos de cartera, le aparecerá en la parte inferior esta imagen. Al hacer clic en ella con el ratón, podrá acceder a los efectos correspondientes.
A continuación, se explican los botones de opciones que aparecen en la ventana de detalle de la factura:
Guardar una copia
Pulse el botón Guardar una Copia, para guardar una copia en formato PDF del documento. Este botón estará activo una vez haya pulsado el de Aceptar [F11]. Esta copia se almacenará en la siguiente ruta dentro de la carpeta de Datos, DOCUMENTOS\EMPXX\PROVEEDORES\NºPROVEEDOR\EJERCICIO_XX.
Imprimir / E-mail
Mediante esta opción podrá imprimir la factura que se ha confeccionado o enviarlo por correo electrónico. Por defecto, la modalidad de salida será la especificada en la ficha del proveedor. Se puede alternar el uso de estas dos opciones pulsando este botón con el derecho del ratón.
- Imprimir: imprime la factura en el dispositivo especificado en Mantenimiento de usuarios. También puede pulsar el botón Formato de impresión [F3] y cambiar ciertos valores de impresión.
- E-mail: envía la factura por correo electrónico adjuntándolo en un documento en formato PDF. La dirección a la que se envía el correo es la existente en la ficha del proveedor. Se puede poner un texto en el cuerpo del mensaje almacenado previamente en un fichero de texto llamado “FACTURACOMPRA.TXT” que estará en la carpeta DOCUMENTOS de la aplicación.
Al utilizar cualquiera de estas dos opciones, la factura se almacena automáticamente.
Aceptar
Pulse el botón Aceptar o la tecla [F11] para terminar la introducción de líneas de la factura y posteriormente para almacenarla.
Cancelar
Pulse el botón Cancelar o la tecla [F12] para cancelar la introducción de líneas y volver a la ventana anterior.
Contabilidad
Pulse el botón Contabilidad o las teclas [May + F1] para ver o modificar el asiento contable que se genera automáticamente de la factura siempre y cuando tenga activado el parámetro Enlaza compras-contabilidad que se encuentra en la opción de Configuración / Parámetros de configuración / Generales al programa dentro del módulo de Configuración. La fecha del asiento no podrá ser modificada, por defecto la fecha del asiento será la fecha introducida en la cabecera de la factura.
Si usted trabaja con la multimoneda el apunte contable siempre creará en Euros. En el diario no se almacenará la moneda en la que se realizo el documento, ni la cotización. Los listados siempre se tratarán en Euros.
Efectos
Pulse el botón Efectos o las teclas [May + F2] para completar los datos de los efectos que se van a generar de la factura. Le aparecerá una ventana donde deberá completar los siguientes datos: Días de pago, Días de retroceso, Mes no pago, Mes de 30 días, Fecha Base (por defecto la de la factura), Banco, Nº vtos, Incremento, Cadencia y Cuenta. Para más información consulte la ayuda sobre formas de pago. Esta opción sólo le aparecerá si tiene activado el parámetro Enlaza compras-contabilidad que se encuentra en la opción de Configuración / Parámetros de configuración / Generales al programa dentro del módulo de Configuración.
Si usted trabaja con la multimoneda los efectos que generé se almacenarán en el Mantenimiento de efectos de cartera en Euros aunque se almacenará la moneda en la que se realizo el documento, la cotización e importe del efecto. Los listados de efectos se tratarán en Euros.
Apertura de cajón
Pulse el botón Apertura de cajón o las teclas [May + F5] para la apertura automática del cajón portamonedas. Para ello tendrá que tener activado el parámetro Activar apertura del cajón que se encuentra en la opción de Configuración / Parámetros de configuración / Específicos por usuario del T.P.V. dentro del módulo de Configuración. Solo podrá usar esta opción si usted dispone del módulo de T.P.V.
Observaciones del documento
Pulse el botón Observaciones del documento para introducir texto libre en el documento actual.
No es necesario almacenar el documento para almacenar las observaciones, pues en la pantalla de edición las observaciones se almacenan automáticamente pulsando el botón de Almacenar.
En la pestaña Líneas del documento actual podemos mostrar dichas observaciones, tan sólo hay que activar el parámetro VerObservacionesEnPestanaLineas.
Días máximos de pago
Pulse el botón Días máximos de pago o la tecla [May+F11] para:
- Modificar datos: número de días máximos de pago y la fecha a partir de la cual cuentan estos días para el pago.
- Configurar: número de días por defecto, pedir datos al introducir el efecto (si/no) o pedir datos al modificar el efecto (si/no).
Esta información será almacenada en la factura y en los efectos.
Acciones:
Consultar condiciones de gastos del albarán
Pulse el botón Consultar condiciones de gastos del albarán o la tecla [F7] para ver cuales son las condiciones del albarán seleccionado. Se abrirá una ventana donde aparecerá marcadas las condiciones que tiene el albarán seleccionado: Asumidos por el proveedor, Pagados al proveedor, Incluir en la compra, Incluir antes del descuento pronto pago o I.V.A. incluido.
Modificar
Pulse el botón Modificar albarán o la tecla [F8] para modificar el albarán seleccionado.
Marcar / desmarcar
Pulse el botón Marcar / desmarcar o la tecla [F9] o [Intro] para seleccionar los albaranes que desea incluir en esta factura. En la parte inferior de la pantalla se le irá indicando el importe total (Suman) de todos los albaranes pendientes de facturar de ese proveedor, el importe de los seleccionados (Seleccionado) y el importe de los no seleccionados (Quedan).
Facturación comprimida
Pulse el botón Facturación comprimida o la tecla [F10] para capturar los albaranes seleccionados, agrupando las líneas de los diferentes albaranes, con igual precio unitario y descuentos, que correspondan a un mismo artículo. Al elegir este tipo de facturación, no aparece la información relativa a la fecha y número de los albaranes que componen la factura.
Facturación normal
Pulse el botón Facturación normal o la tecla [F12] para capturar los albaranes seleccionados, mostrando en la factura las cabeceras y las diferentes líneas de estos. Las cabeceras saldrán según lo indicado en el parámetro Cabeceras de albaranes en facturas que se encuentra en la opción de Configuración / Parámetros de configuración / Generales al programa dentro del módulo de Configuración.
Cancelar
Pulse el botón Cancelar o la tecla [F12] para salir de esta pantalla, cancelar la captura de albaranes y volver a la pantalla de la cabecera.