Generación de planning

En está opción se generará el planning de visitas o llamadas a sus agentes. Además, se controlará si se ha realizado la visita o llamada e incluso se podrá incluir datos dentro de un planning generado. Solo se podrá insertar nuevas visitas en un planning generado siempre que no se haya marcado (como realizada o NO realizada) alguna de sus visitas o llamadas.

El planning saldrá dividido por días de la semana, cada uno de los cuales estará en una línea marcada en azul oscuro. Haciendo doble clic o pulsando [Intro] en esa línea podrá desplegar las visitas o llamadas de ese día, o bien, agruparlas todas en ese día. En esa misma línea se muestra al final un número el cual le indicará cuantas visitas o llamadas tiene para ese día.

Plannings anteriores

Pulse el botón Plannings anteriores o pulse las teclas [May + F4] para consultar plannings ya creados.

Generación de planning

Al entrar a esta opción, le aparecerá una ventana para generar un nuevo planning en la que tendrá que completar los siguientes datos:

Agente	Introduzca el código del agente para el que va a generar el planning o pulse el botón de selección [F2] para buscarlo.
Tipo de planning	Indique el tipo de planning que va a generar: Visitas o Llamadas.
Tipo de cuadrante	Indique el tipo de cuadrante del agente del que se va a generar el planning: Semanal o Libre.
Modo	Indique el modo de generación del planning. +info
Rango de fechas	Indique el rango de fechas para la generación del planning o selecciónelas pulsando el botón [F2].

Una vez que haya completado los datos, se generará el planning mostrando una pantalla con los datos que hayan cumplido las condiciones especificadas. Dentro de esta nueva ventana usted podrá introducir, eliminar, modificar o cambiar el orden de la visita de un mismo día.

Para generar el planning se pueden usar dos criterios diferentes dependiendo del valor del parámetro Criterio de selección en planning que está en la opción de Configuración / Parámetros de configuración / Generales al programa dentro del módulo de Configuración:

1º Libro de visitas - 2º Periodicidad. Los pasos para generar el planning serían los siguientes:

Del libro de visitas y llamadas se toman las que según su fecha de próxima visita correspondan al margen de fechas especificado anteriormente o anterior pendiente de llamar o visitar (éstas últimas tienen prioridad). Si resulta que el número de visitas o llamadas para un día en concreto supera el número máximo por día definido para el agente, entonces las llamadas o visitas sobrantes se mostrarán en el planning en color rojo. En las visitas o llamadas generadas según este primer criterio, se indicará en la ventana de Datos de la visita / llamada en la parte derecha que su origen es Visita / llamada nº…
Si el número de visitas o llamadas para un día en concreto queda por debajo del número máximo definido para el agente, la diferencia hasta ese máximo serán visitas o llamadas de seguimiento que se generarán comprobando la periodicidad de visita o llamada de los clientes del agente indicado y los datos de la ficha del mismo agente. Con todos los datos obtenidos, se ordenan las visitas o llamadas por orden porcentual. En las visitas o llamadas generadas según este criterio, se indicará en la ventana de Datos de la visita / llamada en la parte derecha que su origen es Visita / llamada seguimiento.

Ejemplo del cálculo del orden porcentual:

Se tiene:

Una visita cada 15 días y hace 19 días que no se visita, la diferencia es 4 días de retraso en la visita.
Una visita cada 30 días y hace 36 días que no se visita, la diferencia es 6 días de retraso en la visita.

Según los días de retraso, el segundo punto sería el que se tendría que incluir en el planning, pero porcentualmente no es así. Porcentualmente el cálculo que se realiza es el siguiente:

(4 días de retraso en la visita * 100) / 15 días de cada visita = 26.66 %
(6 días de retraso en la visita * 100) / 30 días de cada visita = 20.00 %

Se observa que porcentualmente el primer punto es mayor y será el que primero se incluya en el planning y a continuación el segundo punto.

1º Libro de visitas - 2º Ruta y población. Los pasos para generar el planning serían los siguientes:

Del libro de visitas y llamadas se toman las que según su fecha de próxima visita correspondan al margen de fechas especificado anteriormente o anterior pendiente de llamar o visitar (éstas últimas tienen prioridad). Si resulta que el número de visitas o llamadas para un día en concreto supera el número máximo por día definido para el agente, entonces las llamadas o visitas sobrantes se mostrarán en el planning en color rojo. En las visitas o llamadas generadas según este primer criterio, se indicará en la ventana de Datos de la visita / llamada en la parte derecha que su origen es Visita / llamada nº…
Igual que el punto 2º del criterio anterior, pero ordenando antes y teniendo preferencia la ruta y población del cliente antes que el orden porcentual. De esta forma todos los clientes de una misma población dentro de una misma ruta saldrían juntos a la hora de generar el planning.

Los botones de opciones son los siguientes:

Formato de impresión

Para modificar algunos valores de impresión pulse el botón Formato de impresión [F3].

Definición de campos

Para elegir los campos que desea mostrar en el listado y cambiar su aspecto pulse el botón Definición de campos [F4].

Introducir

Pulse el botón Introducir o la tecla [F6] para introducir una nueva visita o llamada en el planning. Si al introducirla se supera el número máximo de visitas o llamadas por día indicadas para el agente especificado, éstas nuevas aparecerán en color rojo. Deberá completar los siguientes datos:

Fecha	Indique la fecha de la visita o llamada que por defecto será la del día del planning en el que la esté incluyendo. Aunque no tiene mucho sentido cambiar esta fecha, puede seleccionarla pulsando el botón [F2].
Cliente	Introduzca el código del cliente para la visita o llamada o búsquelo pulsando el botón de selección [F2]. Los datos correspondientes aparecerán en la parte derecha de la pantalla.
Tipo	Introduzca el código para el tipo de visita o llamada o búsquelo pulsando el botón de selección [F2]. La descripción aparecerá de forma automática.
Ruta	Introduzca el código de la ruta de venta o búsquelo pulsando el botón de selección [F2]. La descripción aparecerá de forma automática.
Operación	Introduzca el número de operación en caso de que esta visita o llamada vaya asociada a alguna operación.
Observaciones	Introduzca aquí cualquier observación que considere oportuna.

Eliminar

Pulse el botón Eliminar o la tecla [F7] para eliminar del planning la visita o llamada seleccionada.

Modificar

Pulse el botón Modificar o la tecla [F8] para modificar los datos de la visita o llamada seleccionada.

Subir y bajar

Pulse los botones Subir [F9] o Bajar [F10] para cambiar el orden de las visitas o llamadas del planning.

Aceptar

Pulse el botón Aceptar o la tecla [F11] para almacenar el planning.

Cancelar

Pulse el botón Cancelar o la tecla [F12] para salir de esta opción sin generar el planning.

Imprimir

Pulse el botón Imprimir o las teclas [May + F9] para imprimir el planning generado.

Podrá imprimir un día por hoja o todo el planning de forma continua dependiendo de lo que tenga indicado en el parámetro Un día por página en Impr. de planning. También es posible imprimir las observaciones, para ello, active el parámetro Imprimir observaciones en planning. Ambos parámetros están en la opción de Configuración / Parámetros de configuración / Específicos por usuario dentro del módulo de Configuración.