Mantenimiento de empresas
En esta opción se definen los datos característicos de cada empresa, pudiéndose definir hasta 1225 empresas diferentes. Los datos de empresa están ubicados en cuatro pestañas Comercial, Parámetros, Balances y Formatos.
Aquí, le aparecerá una ventana con una serie de botones con opciones tales como introducción, eliminación, consulta, etc. y una rejilla donde le aparecerán todas las empresas que ya tenga almacenadas. Podrá desplazarse usando las teclas de dirección o las barras de desplazamiento.
Atención
Recuerde que en la entrada a la aplicación sólo aparecerán aquellas empresas cuyo año en curso sea igual a la fecha del sistema o anterior.Los botones de opciones son los siguientes:
Imprimir
Para imprimir información sobre las empresas, pulse el botón Imprimir [F2] y se abrirá lo opción de Listado de empresas.
consultar
Pulse este botón Consultar o la tecla [F5] para buscar una empresa en concreto. Podrá realizar consultas por:
| Código | Introduzca el código de la empresa a consultar o pulse el botón de selección [F2] para buscarla. Le aparecerá seleccionada la empresa deseada en caso de que exista y el resto ordenadas por código |
| Nombre | Introduzca el nombre de la empresa a consultar o pulse el botón de selección [F2] para buscarla. Le aparecerá seleccionada la empresa deseada en caso de que exista y el resto ordenadas por nombre |
Introducir
Pulse el botón Introducir o la tecla [F6] para introducir una nueva empresa. Al crearla el programa le pregunta el código de la nueva empresa (se pueden combinar letras y números) y la empresa origen de la que se tomará los datos. Si la empresa ya existe no podrá crearla de nuevo sino que deberá modificarla.
Los campos que hay que completar están ordenados dentro de varias pestañas:
| Código Empresa | Introduzca el número de la empresa |
| Nombre | Introduzca el nombre de la empresa |
| Dirección | Introduzca la dirección de la empresa |
| Població | Introduzca la población de la empresa |
| Código postal | Introduzca el Código postal de la empresa |
| Provincia | Introduzca la provincia de la empresa |
| N.I.F | Introduzca el N.I.F de la empresa |
| Teléfono 1º, 2º y fax | Introduzca los teléfonos y fax de contacto de la empresa |
| Ficheros comunes | Introduzca el número correspondiente a los ficheros comunes de la empresa seleccionada. Lo normal será que por ejemplo la empresa 01 tenga como ficheros comunes los de la 01. Si por ejemplo desea que las empresas 01 y 02 tengan ficheros comunes, deberá introducir en las dos en el campo ficheros comunes el 01. Esto implica que ambas empresas compartirán la mayoría de los ficheros y que solo algunos de ellos serán independientes de la empresa 01 |
| Año en curso | Introduzca los dos dígitos correspondientes al año en curso y el rango de fechas de inicio y de fin del periodo (Ejercicio). No se permitirá la generación de apuntes cuya fecha no esté dentro del periodo especificado |
| Nº de almacenes | Introduzca el número de almacenes que desea utilizar en esta empresa. Tenga en cuenta que si crea uno nuevo habiendo datos en las fichas de artículos, deberá acceder a la opción Inicialización de ficheros de almacenes |
| MultiMoneda | Active este campo si en está empresa trabajará con mas de un tipo moneda. Esto solo afectará a clientes, proveedores, compras, ventas. Aunque no se active las opciones y campos de la multimoneda se verán en pantalla, pero no se podrán ni utilizar ni modificar |
Atención
Si usted activa este parámetro deberá tener en cuenta que en algunas ocasiones pueden producirse descuadres entre la moneda habitual y la moneda del cliente, estos descuadres son producidos por los cálculos matemáticos y serán imposible arreglarlos, veamos un ejemplo:Supongamos que se realiza una factura en dólares y la factura contiene dos líneas con artículos distintos y con diferentes cuentas contables, el primer artículo se vende a 1 dólar y el segundo a 3 dólares. La cotización del dolar en ese momento es de 0.884. En la siguiente tabla se representa mediante cuentas contables diferenciando entre dolares y euros una venta ficticia. (El programa en contabilidad solo almacena los precios e importes en euros).
| Cuenta | Debe en dólares | Haber en dólares | Debe euros | Haber euros |
| 7000000001 | 1'00 | 0'88 | ||
| 7000000002 | 3'00 | 2'65 | ||
| 4300000000 | 4'00 | 3'53 |
Si se convierten los 4 dólares a euros saldrá un importe de 3'54, esto se realizaría de la siguiente manerá ( 4'00 * 0'884 = 3'536 ) al redondear a dos decimales el importe seria 3'54.El programa el cálculo que realiza es el siguiente primero transforma 1 dólar a euros y redondea el resultado, después transforma 3 dólares a euros y lo redondea a dos decimales, es decir: (1 * 0'884 = 0'88) y a continuación (3 * 0'884 = 2'65) ahora si se suman los dos importes obtenidos (0'88 + 2'65 = 3'53). Se puede ver que existe una diferencia de un céntimo entre un cálculo y el otro. Al imprimir el documento el importe que se mostrará será 4'00 dólares que es el importe en la moneda del cliente y como total en euros se mostrará 3'54 aunque el asiento contable tenga 3'53.
Todas las consultas y listados que se enlacen desde compras o ventas se reflejarán en euros.
| Identificación | Identificación facilitada por su distribuidor. No todos los programas llevan identificación |
| Seleccionable | Indique si la empresa se podrá seleccionar en cualquieria de las opciones del programa. Esto le será de utilidad cuando tenga un gran número de empresas de distintos años y no las necesite en ese caso se podrán marcar como no seleccionables. Una vez que active este campo a “NO”, solo podrá cambiar su estado el usuario 01 o un usuario autorizado mediante la opción de Autorización de accesos |
| Dig. de control | |
| C.Coste/Departamento | Aquí deberá especificar el centro de coste y el departamento que utilizará por defecto para su empresa, siempre que usted utilice centros de coste, sino es su caso deje en blanco este campo |
| Representante | Introduzca el nombre del representante de la empresa. Este campo se usará exclusivamente para cumplimentar el los modelos de la Agencia Tributaria |
| N.I.F. representante | N.I.F. del representante legal de la empresa. Este campo se usará exclusivamente para cumplimentar el los modelos de la Agencia Tributaria |
| Introduzca el e-mail principal de la empresa | |
| Página Web | Introduzca la página web de la empresa |
| País | Introduzca el código del país de la empresa. Por defecto es el 1 - España. Puede pulsar el botón de selección [F2] para buscarlo |
| Criterio de caja | Indique si su empresa va a trabajar según el régimen especial de criterio de caja. Esta configuración afectará al funcionamiento de la aplicación en la generación de facturas, puesto que en caso de acogerse al criterio de caja se debe llevar un historico de cobros/pagos donde se almacena información obligatoria para este régimen |
| Identificador del acreedor | Este identificador lo proporciona la entidad que presta el servicio de adeudos directos al emisor, es decir, la entidad bancaria. Si rellena este valor se validará que esté bien formado, y será utilizado en los ficheros generados en las remesas |
| Acogido al SII | Indique si su empresa está acogida al Suministro Inmediato de la Información (SII). En caso afirmativo, debe configurar la conexion para la presentación de los libros. Pulse aqui para mas información |
| Autofactura | Introduzca la cuenta de compras, devoluciones, I.V.A., cliente y los dígitos de la serie, necesarios para generar el asiento contable correspondiente para una Autofactura |
| I.V.A. Repercutido | Introduzca los tipos de I.V.A. y de R.E., así como las cuentas donde se recogerán los importes de los diferentes tipos |
| I.V.A. Soportado | Introduzca los tipos de I.V.A. y de R.E., así como las cuentas donde se recogerán los importes de los diferentes tipos |
| Retenciones | Complete los campos relativos a retenciones. En primer lugar seleccione el tipo de retención, introduzca a continuación el porcentaje de retención en caso de que lo haya, y en último lugar complete las cuentas que recogerán las retenciones en compras o soportadas (generalmente la 473000000) y que se aplican a ventas o practicadas por la empresa (475100000) |
Subgrupo Proveedores|Introduzca los dos dígitos del subgrupo de proveedores. Por defecto será 40. Cuando cree una nueva cuenta en el plan contable perteneciente a este subgrupo, tendrá la posibilidad de recoger información como N.I.F., dirección, población, provincia, etc.|
| Subgrupo Clientes | Introduzca los dos dígitos del subgrupo de clientes. Por defecto será 43. Cuando cree una nueva cuenta en el plan contable perteneciente a este subgrupo, tendrá la posibilidad de recoger información como N.I.F., dirección, población, provincia, etc. |
| Subgrupo Varios | Introduzca los dos primeros dígitos para otros grupos. Cuando cree una nueva cuenta en el plan contable perteneciente a uno de estos subgrupos, tendrá la posibilidad de recoger información como N.I.F., dirección, población, provincia, etc. |
Cuentas de bancos|Introduzca los tres primeros dígitos de las cuentas más usuales de bancos|
| Subgrupo Acreedores | Introduzca los dos dígitos del subgrupo de acreedores. Por defecto será 41. Cuando cree una nueva cuenta en el plan contable perteneciente a este subgrupo, tendrá la posibilidad de recoger información como N.I.F., dirección, población, provincia, etc. |
| Subgrupo Deudores | Introduzca los dos dígitos del subgrupo de deudores. Por defecto será 44. Cuando cree una nueva cuenta en el plan contable perteneciente a este subgrupo, tendrá la posibilidad de recoger información como N.I.F., dirección, población, provincia, etc. |
| Tipo Contabilidad | Se abrirá una ventana donde podrá elegir el plan contable, de los que haya definido en la aplicación desde la definición de planes contables |
| Tipos de balances | Seleccione para cada tipo de balance su definición, podrá elegir las definiciones que la aplicación trae por defecto o de las nuevas que usted hay definido previamente desde la opción definición de “pérdidas y ganancias”, “situación”, “estado de flujos de efectivo”, “estado total de cambios en el patrimonio neto” o “estado de ingresos y gastos reconocidos en el ejercicio” según corresponda |
| Formatos | Esta es la ventana de Asignación de formatos, en la cual se especifica el número (1-9) o letra (A-Z) del formato (impresora/e-mail) de cada uno de los documentos de la aplicación a utilizar por defecto en la empresa seleccionada |
Eliminar
Pulse el botón Eliminar o la tecla [F7] para eliminar una empresa seleccionada.
Modificar
Pulse el botón Modificar o la tecla [F8] para modificar los datos de la empresa seleccionada.
Ficha completa
Pulse el botón Ficha Completa o la tecla [F9] para ver en detalle todos los datos de la empresa.
Cambiar clave
Pulse este botón [F10] para establecer una contraseña de acceso a la empresa seleccionada.
Aceptar
El botón Aceptar [F11], solo esta activo cuando se está modificando algún dato de la empresa y sirve para almacenar los cambios realizados.
Cancelar
El botón Cancelar [F12], solo esta activo cuando se está modificando algún dato de la empresa y sirve para cancelar los cambios realizados.
eFactura
Pulse el botón eFactura o las teclas [May + F11] para acceder a la ventana donde se completarán los datos necesarios para generar facturas electrónicas.
Nota Importante: recuerde que debe ser el cliente quien le autorice a usar este tipo de envío.
En esta ventana deberá completar los siguientes campos:
| Datos para la dirección en el extranjero (o en España) | El título para este apartado puede variar dependiendo del valor del campo País de la empresa: • Datos para la dirección en el extranjero: si el país de la empresa es España, introduzca aquí la Dirección, Población, Provincia y País de la misma en caso de que tenga una sucursal en el extranjero. • Datos para la dirección en España: si el país de la empresa no es España, introduzca aquí la Dirección, Población, Provincia y País de la misma en caso de que tenga una sucursal en España |
| Tipo de empresa | Especifique si la empresa es una persona física o jurídica |
| Sólo para personas físicas | En el caso de que en el campo anterior haya elegido “Persona física”, introduzca el nombre y los apellidos por separado ya que es necesario así para la generación de la factura electrónica |
| Certificado digital | Indique la ruta del certificado digital por defecto que se usará en la empresa. El valor de este campo es el mismo que el de la variable de entorno RutaCertificadoDigital ó RutaCertificadoDigitalEmpXX |
Inicializar toda la empresa
El botón Inicializar toda la empresa permite crear los datos de la empresa en la que se encuentre para poder trabajar en ella. Tenga mucha precaución en este proceso, puesto que si se encuentra en una empresa con datos o realiza un posicionamiento a una empresa que posea datos y utiliza este botón, éstos se eliminarán.
Historico de ejercicios
Esta opción permite introducir, modificar, eliminar los datos del histórico de la empresa , cada vez que se realice un duplicado de empresas se generará una anotación en este mantenimiento de manera que se almacenarán las fechas de inicio y fin de periodo y las configuración de su aplicación, de este modo cada vez que se realice un cambio de empresa se tendrán los datos por defecto de ese año.
Pulse el botón histórico de ejercicio o la tecla [May+F2] para enlazar con el historico de ejercicios de la empresa seleccionada.
Bloqueo de periodos
Pulse el botón Bloqueo de periodos o la tecla [May+F4] para bloquear periodos de una empresa y año en concreto. Los periodos pueden ser meses o trimestres, y una vez bloqueados no se pueden realizar acciones sobre el diario o facturas recibidas y emitidas en el periodo en cuestión a menos que se configure un acceso autorizado para ello. Pulse aquí para mas información.
Importar datos de demostración
Pulse el botón importar datos de demostracion o la tecla [May+F12] para incorporar datos de demostración, este botón solo estará activo en modo de demostración.
Porcentajes especiales de I.V.A. y R.E.
Aumento de los diferentes tipos de IVA a nueve, pudiendo coexistir todos a la vez en una misma factura. Suele ser un porcentaje de I.V.A. que se añade por una circunstancia especial y, además, hasta ahora, tiene un límite temporal, no es un I.V.A. ya predefinido para siempre.